Auditoría financiera: todo lo que necesitas saber

La salud financiera de tu empresa depende de la precisión de tus informes financieros. Todos intentan hacer lo mejor que pueden para ser cuidadosos, seguir los procedimientos y señalar las discrepancias, pero tener una mirada fresca sobre los datos es valioso para garantizar los mejores resultados.

Este tipo de revisión independiente se conoce como una auditoría de estados financieros. Si bien el concepto de una auditoría generalmente evoca imágenes de problemas y consecuencias, en realidad, una auditoría financiera es como una rutina de salud para los datos financieros. Realizar auditorías periódicas garantiza que todos tus números y procesos se comprueben.

¿Qué es una auditoría financiera?

Una auditoría financiera es un examen exhaustivo y detallado de los estados financieros y las cuentas de una empresa. Un auditor externo imparcial lleva a cabo la auditoría y elabora una opinión de auditoría basada en los estados financieros más recientes. Esta información ayuda a guiar la toma de decisiones y los controles.

Hay muchas razones por las que una empresa realiza auditorías financieras:

• Para garantizar la precisión de los libros y los estados financieros.
• Para el cumplimiento de las normas contables estatales o federales.
• Para demostrar estados financieros precisos a los prestamistas o inversores.
• Para mejorar los controles internos y los procesos contables de la empresa.

Una auditoría financiera analiza todos los datos históricos relacionados con las operaciones: estados financieros, libros de cuentas, procesamiento de facturas y más. Un auditor calificado o un contador público certificado (CPA) utiliza estas fuentes para garantizar que las declaraciones de una empresa sobre su posición financiera son confiables.

¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y auditoría?

La contabilidad es la elaboración de informes financieros regulares y la actividad que ayuda a registrar y mantener la vida financiera de una empresa. La contabilidad sigue un conjunto estricto de estándares (llamados Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP) para mantener la confianza en los estados financieros que compila una empresa.

La auditoría es otra actividad menos frecuente para garantizar que tus políticas contables sean suficientes y libres de errores. Su propósito es obtener una opinión independiente sobre los estados financieros de la empresa. Muchos interesados internos y externos requieren auditorías ocasionales para verificar los datos financieros. Además, la empresa se beneficia de este mantenimiento periódico de sus procesos y registros.

¿Qué se revisa durante una auditoría financiera?

Una auditoría financiera considera todos los aspectos de tu proceso financiero y documentación. Durante una auditoría típica, espera que tu auditor revise varias piezas de información financiera para emitir una opinión independiente.

• Saldos y transacciones de las cuentas : Documentación de los saldos de las cuentas y el historial de transacciones para cada cuenta que abarca la duración del período de revisión.
• Documentos históricos : Documentos sobre la fundación de la empresa, como los estatutos de incorporación y los estatutos.
• Documentación del IRS : Comunicaciones y documentos del IRS, como cartas de exención y declaraciones de impuestos.
• Documentos internos : Documentación de políticas y procedimientos, como procesos de informes financieros, manuales de personal, procedimientos contables y documentos de seguridad.
• Compromisos : Compromisos financieros, como préstamos, contratos de arrendamiento, beneficios para empleados y otras obligaciones que la empresa debe pagar.
• Estados financieros : Estados de flujo de efectivo, balances y estados de resultados anteriores que proporcionan contexto para las demás actividades de informes financieros dentro de la organización.

¿Por qué se realiza una auditoría financiera?

Las organizaciones realizan una auditoría interna para garantizar la precisión de las finanzas y los gastos adecuados. Durante la auditoría, la organización revisa sus registros para asegurarse de que todo cuadre (literalmente).

Beneficios de una auditoría financiera

Una auditoría financiera proporciona varios beneficios internos y externos a las empresas, profesionales de planificación financiera, inversores y prestamistas.

• Detección de errores : Una auditoría identifica la precisión financiera de los libros comparando los datos financieros conocidos (como los totales del año anterior, el balance de comprobación y otras fuentes de datos verificados) para identificar discrepancias y problemas. El proceso de detección de errores puede sacar a la luz datos o tendencias inusuales.
• Disuasión del fraude : Durante la auditoría, tu auditor puede revisar los controles internos, como la segregación de funciones y el control dual. Pueden buscar cambios en las estimaciones contables o solicitudes incorrectas de pago. Una auditoría forense aborda la posibilidad de fraude y analiza los datos y las tendencias para descubrir posibles irregularidades.
• Reducción de costos : Las auditorías examinan a fondo el desempeño financiero de la organización. Ayudan a identificar áreas para mejorar, optimizar y reducir costos.
• Asignación de recursos : Una auditoría financiera ayuda a los líderes a decidir cómo gastar el capital disponible. Puede revelar áreas de sobregasto o subgasto que ayudan a alinear la asignación con los objetivos organizacionales.
• Informes externos : Los inversores y las instituciones de crédito necesitan garantías de que la empresa tiene buenas prácticas de gestión financiera. Los informes de una auditoría financiera ayudan a las empresas a demostrar su proceso financiero y su capacidad de reembolso.

¿Cuál es la diferencia entre una auditoría, una revisión y una compilación?

No todas las revisiones son iguales. Cuando se realiza un informe de auditoría y un análisis de las finanzas, es posible que desee un cierto nivel de detalle en sus informes financieros. Para elegir la actividad que mejor se adapta a tus necesidades, es útil comprender los tres tipos de informes financieros.

• Auditoría : Una auditoría es una evaluación formal e independiente de los estados financieros y los registros de una organización. Realizarla garantiza que la información reportada sea precisa, confiable y cumpla con los estándares establecidos (como GAAP o IFRS). El propósito de una auditoría es proporcionar una visión objetiva de la precisión y la integridad de los estados financieros, así como identificar áreas de mejora.
• Revisión : Una revisión es un análisis de los estados financieros y otros registros realizado por un contador u otro profesional cualificado. Las revisiones tienen como objetivo garantizar que la información reportada sea precisa, coherente con los estándares establecidos y no contenga errores materiales. No proporciona el mismo nivel de seguridad razonable que una auditoría y es posible que no incluya pruebas de los registros contables. Sin embargo, aún crea confianza en la integridad y la precisión de tus finanzas.
• Compilación : A veces, necesitas que un CPA o un profesional contable recopile la información necesaria sin realizar un análisis o una auditoría. En esta actividad, el CPA destaca la precisión y la confianza de tus registros financieros. No realiza procedimientos analíticos más allá de la recopilación de información financiera; simplemente recopila y presenta datos verificados en forma de estados financieros.

Preparación para una auditoría financiera

Prepararse para una auditoría requiere tiempo y atención, pero con una preparación avanzada, puede ser un proceso fluido e informativo. Comienza la planificación de tu auditoría con estos tres pasos básicos para reducir la fricción durante el proceso de investigación e informes.

• Localiza la información financiera pertinente : Reúne todos los documentos para el período de revisión de la auditoría. Incluye información del balance de comprobación, el libro mayor, el libro de cuentas, los estados financieros, los documentos del IRS y los documentos de respaldo para tu contabilidad.
• Reúne la documentación interna : Reúne documentos internos o pautas de procesos, como manuales, estándares de práctica contable (SOP), manuales departamentales y estatutos.
• Comunícate con las partes interesadas internas y externas : Discute la información y las fechas relevantes con los auditores externos, el equipo de finanzas, los miembros del equipo de contabilidad y otros para crear transparencia y cooperación en el proceso de auditoría. Comunica los problemas o las discrepancias con anticipación para que puedan abordarse y resolverse temprano.

Usa software para mejorar el proceso de auditoría financiera

Las auditorías financieras se vuelven más fluidas y rápidas cuando puedes acceder a información centralizada a pedido. Con una solución de gestión de compras como Order.co, los profesionales de finanzas crean una pista de auditoría completa y centralizada para cada transacción. Brinda a los auditores acceso a la gama completa de información financiera, datos de transacciones, documentación de respaldo y asientos de diario.

Order.co proporciona acceso rápido a la información de cada uno en una ubicación segura, centralizada y filtrable para que los equipos puedan revisar el historial de aprobación de compras en cualquier momento.

La facturación de recursos sin problemas facilita el seguimiento de los gastos históricos (y su impacto en la rentabilidad).

La integración con varios sistemas de contabilidad es muy valiosa al auditar las finanzas o preparar declaraciones de impuestos.

Las opciones de entrega integradas permiten a tu equipo enviar rápidamente informes financieros a las partes interesadas relevantes en un formato fácil de leer.

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