Qué tipo de cambio debo usar para facturar
Cuando facturaste en un tipo de moneda y te pagaron en otro, ¿Qué Tipo de cambio usar?
Con el uso de Pagos CFDI, nos topamos con situaciones en las que una factura emitida con método de pago "PPD" (pago en parcialidades o diferido), llega a ser pagada con una moneda diferente a la establecida en la factura. Por ejemplo, una factura emitida en dólares americanos USD cuyo pago se realiza en pesos mexicanos MXN.
Cuando esto ocurre, debemos utilizar los tipos de cambio correctos para evitar errores al generar el Complemento de Pago. Es importante tomar en cuenta que hay tres campos para especificar un Tipo de Cambio en este proceso:
- Tipo de Cambio en Factura : Es el tipo de cambio que estaba vigente cuando se emitió la factura. Apóyate en nuestro Módulo de Divisas para obtenerlo de manera automática.
- Tipo de Cambio en Pagos CFDI : Es el tipo de cambio de la moneda con la que pagó el cliente respecto al peso mexicano. Cuando el pago es en pesos mexicanos, se debe colocar
- Equivalencia/Tipo de cambio en Parcialidades CFDI : Es el tipo de cambio de la moneda de facturación respecto a la moneda de pago (cuántas unidades de la moneda de la factura se necesitan para obtener una sola unidad de la moneda de pago). Cuando el pago es por una sola factura, se puede obtener dividiendo la cantidad del campo Importe Pagado en la Parcialidad CFDI entre la cantidad del campo Monto en el Pago CFDI. Ej: 0.050516 USD/MXN (en este caso el pago se hizo en pesos mexicanos y la factura estaba en dólares americanos).
Para dejarlo más claro, explicaremos el procedimiento paso a paso tomando como ejemplo una factura con método de pago PPD por un total de 1790 dólares (1500 dólares+ IVA) cuyo pago se realiza en pesos. Primero mostraremos el PDF de la factura, luego el PDF del complemento de pago para ver a dónde queremos llegar. Posteriormente mostraremos los pasos en Vtiger para llegar a ese resultado.
PDF de la Factura
En donde:
- Total : Es la suma del subtotal, menos descuentos, más los impuestos.
- Moneda : Divisa en la que se expresan los montos de la factura.
- Método de pago : Puede ser una sola exhibición o en parcialidades; en este caso, es pago en parcialidades o diferido (PPD).
- Tipo de cambio : Es el tipo de cambio de la moneda de la factura respecto al peso mexicano, al momento de emitir la factura.
PDF del Complemento de Pago (Pago CFDI)
Al ser un CFDI con Método de pago-PPD en parcialidades o diferido, debe generarse un Complemento de Pago y en éste registrar la moneda en la que se realizó el pago y el monto de la siguiente manera:
En donde los campos del área de Información del Pago:
- Moneda : Con la cual se realizó el pago
- T.C. (MXN/Moneda de Pago) : Es el tipo de cambio de la Moneda en la que se hizo el pago respecto a pesos mexicanos MXN; en este caso está 1 MXN/MXN porque se pagó en pesos mexicanos.
- Monto : La cantidad pagada.
Los campos del área de Documentos Relacionados (habrá un renglón por cada factura pagada con el mismo pago):
- UUID o Folio Fiscal : Identificador único de la factura o CFDI al cual se le está aplicando un pago(capturado automáticamente por Vtiger).
- Num Parcialidad : Indica el número de parcialidad que se está pagando (capturado automáticamente por Vtiger).
- Moneda : La misma moneda que se indicó en la factura (capturado automáticamente por Vtiger).
- Equivalencia/Tipo de cambio : El tipo de cambio de la moneda facturada vs. moneda de pago. Dicho de otra forma, cuántas unidades de la moneda de la factura equivalen a una unidad de la moneda del pago. En este caso, cuántos dólres americanos equivalen a un solo peso mexicano. Cuando se tiene una sola factura relacionada al pago, se calcula dividiendo el monto del campo Importe Pagado 1790 entre el Monto que se colocó en el Pago CFDI 3,4627, redondeado a 6 dígitos, que es igual a 0.05051Si se está pagando más de una factura en el mismo pago, la Equivalencia pudiera ser distinta para cada factura, sin embargo, se debe cuidar de manera especial que la suma del Importe Pagado multiplicado por la Equivalencia de cada factura, sea igual al Monto expresado en el Pago CFDI.
- Importe Saldo anterior : Adeudo de la factura antes de aplicar el presente pago, expresado en la moneda de la factura..
- Importe Pagado : Monto pagado de la factura, expresado en la moneda de la factura.
A partir de la nueva versión CFDI 0 el campo "Tipo de Cambio" en la Parcialidad cambió de nombre a "Equivalencia".
El campo en Vtiger permanece con el nombre Tipo de Cambio (Moneda Factura vs Moneda Pago) pero el nuevo nombre Equivalencia (Moneda Factura/Moneda Pago) se ve reflejado en el PDF en la sección de "Documentos Relacionados".
Proceso en Vtiger
Para la creación del Complemento de pago, debes elegir la factura dentro del sistema y en el menú Más elegir la opción Generar Pago CFDI.
Vtiger abrirá un formulario para la generación del Pago CFDI y llenará de forma automática algunos campos como: RFC, nombre del receptor, monto, cuenta, etc.
De forma predeterminada, la Moneda del Pago y el Monto del Pago estarán en la misma moneda que la factura (dólares en este ejemplo). Se debe de cambiar el campo de Moneda del Pago a MXN y el Monto del Pago a la cantidad pagada por el cliente, que en este caso fue de $3,4627 pesos mexicanos. En Tipo de Cambio (Moneda de Pago vs MXN) se debe establecer el tipo de cambio de la moneda con la que pagó el cliente respecto al peso mexicano (MXN). En casos como éste, en los que el pago es en pesos mexicanos, debe colocarse
En el siguiente paso, hay que revisar la Parcialidad o documento relacionado (se haya realizado el pago en parcialidades o se haya pagado el monto total), corroborar y/o editar el tipo de cambio de acuerdo al monto facturado y pagado.
En el campo Num Parcialidad el número de parcialidad a la que se refiere este Complemento de pago (en este ejemplo será 1, ya que nos pagarán el total de la factura).
En el campo Importe Saldo Anterior colocaremos el monto de la factura, como ejemplo teníamos 1790 dólares
En el campo Importe Pagado colocaremos en monto total de la factura, ya que fue una sola parcialidad 1790
El campo Importe Saldo Insoluto se llenará de manera automática para indicarnos cuánto resta por pagar el cliente si el pago es en varias parcialidades.
En el campo Tipo de Cambio (Moneda Factura vs Moneda Pago), se colocará información de la moneda facturada vs. moneda de pago, en este caso dólares respecto al peso mexicano (cuántos dólares equivalen a 1 peso). En este ejemplo lo que se haría es dividir el monto del campo Importe Pagado 1790 entre el monto del campo Monto del Pago que se colocó en el Pago CFDI 3,4627 lo que nos daría un resultado de 0.0505159909539117, debemos redondear a 6 cifras 0.050516 Este resultado nos indica entonces cuántos dólares equivalen a 1 peso mexicano, como se comentó anteriormente (dólares respecto al peso).
Poner especial atención al redondear las cifras a 6 dígitos y no tener error al timbrar, el dígito 7 indicará si el digito 6 se mantiene o cambia en el redondeo. Ejemplos:
- 0.05051539 al redondear a 6 dígitos, queda como 0.050515
- 0.05051559 al redondear a 6 dígitos, queda como 0.050516
- 0.05051599 al redondear a 6 dígitos, queda como 0.050516
Dar clic en Guardar.
A continuación se debe timbrar el Pago CFDI seleccionando alguna de las dos opciones que te muestra Vtiger o revisarla antes de timbrar con la opción Ver.
Una vez timbrada, se tiene la opción de enviar, descargar tanto el pdf como el xml, enviar link de descarga, verla en línea, así como la aplicación del pago.
Glosario SAT
A continuación presentamos la definición oficial de los campos o variables más importantes que se utilizaron en este proceso. El nombre que aparece es el nombre que el SAT da a las variables. Entre paréntesis se especifica el campo y módulo al que corresponde cada variable en Vtiger.
- MonedaP (corresponde al campo Moneda en el módulo Pagos CFDI): Se debe registrar la clave correspondiente a la moneda con la que se recibió el pago, cuando se haya recibido el pago en moneda nacional se debe registrar MXN, conforme con la especificación ISO 421Las diferentes claves de MonedaP se encuentran incluidas en el catálogo c_Moneda.
- No se debe registrar en este campo la clave “XXX” (los códigos asignados para las transacciones en que no intervenga ninguna moneda).
- Si la clave es diferente de MXN (Peso Mexicano) debe existir información en el campo TipoCambioP.
- Si la clave es MXN (Peso Mexicano), no debe existir información en el campo TipoCambioP.
Ejemplo:
- MonedaP= MXN
- c_Moneda Descripción Decimales
- MXN Peso mexicano 2
- USD Dólar mexicano 2
- TipoCambioP (corresponde al campo Tipo de Cambio en el módulo Pagos CFDI): Se debe registrar el tipo de cambio de la moneda a la fecha en que se recibió el pago, cuando el campo MonedaP sea diferente a MXN (Peso Mexicano), en este caso el valor de este campo debe reflejar el número de pesos mexicanos que equivalen a una unidad de la divisa señalada en el campo MonedaP.
- El SAT publica el porcentaje de variación para el valor máximo de este campo en el catálogo c_Moneda.
- Cuando el valor registrado en este campo se encuentre fuera del porcentaje de variación, el emisor debe obtener de manera no automática una clave de confirmación para ratificar que el valor es correcto e integrarla al CFDI en el campo Confirmación.
Nota importante:
Esta validación estará vigente únicamente a partir de que el SAT publique en su Portal de Internet los procedimientos para generar la clave de confirmación y para parametrizar los rangos máximos aplicables.
La clave de confirmación la asigna el PAC.
Ejemplo:
En este caso se considera el tipo de cambio de la moneda USD (Dólar Americano) del día 09 de diciembre de 201
TipoCambioP= 20.4162
- MonedaDR (corresponde al campo Moneda en el módulo Facturas): Se debe registrar la clave de la moneda utilizada en los importes del documento relacionado; cuando se usa moneda nacional o el documento relacionado no especifica la moneda, se registra MXN (Peso Mexicano).
- Los importes registrados en los campos ImpSaldoAnt, ImpPagado e ImpSaldoInsoluto de esta sección, deben corresponder a esta moneda.
- Conforme con la especificación ISO 421
Ejemplo:
MonedaDR= MXN
- c_Moneda Descripción Decimales
- MXN Peso mexicano 2
- USD Dólar mexicano 2
Este campo no debe contener la clave “XXX” los códigos asignados para las transacciones en que no intervenga ninguna moneda) contenida en el catálogo c_Moneda publicado en el Portal del SAT.
Si el valor de este campo es diferente al valor registrado en el campo MonedaP, se debe registrar información en el campo TipoCambioDR.
Si el valor de este campo y el campo MonedaP es MXN (Pesos Mexicanos) no se debe registrar información en el campo TipoCambioDR.
Los importes registrados en los campos ImpSaldoAnt, ImpPagado e ImpSaldoInsoluto de esta sección, deben corresponder a la moneda registrada en este campo y redondeados hasta la cantidad de decimales que soporte la moneda.
- EquivalenciaDR (corresponde al campo Tipo de Cambio en el módulo Parcialidades CFDI): Es el tipo de cambio correspondiente a la moneda registrada en el documento relacionado.
- Este dato es requerido cuando la moneda del documento relacionado es distinta de la moneda de pago.
- Se debe registrar el número de unidades de la moneda señalada en el documento relacionado que equivalen a una unidad de la moneda del pago. Ejemplo: En el documento relacionado en el campo MonedaDR se registra en USD (Dólar americano) y en el campo Monto el pago se realiza por 100 EUR (Euro), por lo tanto, en este campo se debe registrar 114700 USD/EUR y en el campo ImpPagado se debe registrar 1147 USD, dato que se obtiene de la siguiente manera: 100 EUR 114700 USD/EUR = 1147 USD.
EquivalenciaDR= 114700
Definiciones tomadas del documento emitido por el SAT en:
Tutorial complemento de Pagos (PDF)
Cómo facturar en dólares en Argentina
Qué tipo de cambio utilizar para las facturas
Every entrepreneur dreams of scaling their business beyond domestic boundaries. A global presence for a business is a crucial step towards heightened profitability. However, achieving this profitability relies on invoicing with a suitable currency exchange rate.
Navigating the complexities of foreign currency invoices is critical to businesses that transact internationally to ensure regulatory compliance and transparent accounting.
Additionally, when there are many diverse currencies to consider during invoicing, exchange rate risks can be a significant challenge, impacting your business financial stability and profitability.
This blog explains how to choose the right currency exchange rate to invoice international customers.
Exchange Rate Options for Foreign Currency Invoices
The exchange rate effect determines the amount you receive for the work done for a foreign client. However, as the currency exchange rate fluctuates frequently, determining the right invoice amount could be the difference between making a profit or an absolute loss for the work done.
There are two ways to decide on an estimated exchange rate to help you break even or profit from the work done for a foreign client.
- Current Currency Exchange Rate
This exchange rate applied to your foreign currency invoice is the rate on the day you send it to the client. The current exchange rate reflects the amount you will receive in your local currency if you charge this amount in your invoice for that specific day.
For example:
Let say your business sells a service to an international customer for 100 Euros on September 1st. That day, the exchange rate was 1 Euro to INR 8Your invoice would show the equivalent value as INR 8,900.
The Pros of this currency exchange rate option include–
- It reflects the real-time value of your transaction, offering simplicity and clarity.
- Well-suited for transactions where you need to know the exact value per the invoicing date.
The Cons of this currency exchange rate option include–
- It may not capture long-term trends or account for currency volatility, making it less suitable for long-term financial planning.
- Exchange rates can fluctuate frequently, potentially leading to differences in the rate changes shortly after invoicing.
- Average Currency Exchange Rate
The average currency exchange rate involves calculating an average rate over a specific period, which could be a day, week, month, or any custom-defined time frame. This approach smooths out short-term fluctuations in exchange rates.
For example:
Suppose your business enters into a year-long contract with a foreign client. To determine the exchange rate for invoicing for the entire year, you calculate the average rate over the previous month. If the average rate is 1 USD to INR 80, you'll invoice transactions accordingly.
The Pros of this currency exchange rate option include–
- It smooths out short-term fluctuations, making it a preferred choice for long-term contracts where stability is crucial.
- It also reduces the impact of day-to-day volatility in currency exchange rates, providing a more predictable cost structure.
The Cons of this currency exchange rate option include–
- It may not be entirely accurate for specific transaction dates since it involves averaging over a period.
- This method can impact transactions if the average rate significantly deviates from the rate on the actual invoicing date.
Choosing between these two exchange rate options depends on your specific needs, risk tolerance, and the nature of your international transactions.
The current exchange rate is suitable for those who require real-time values, while the average exchange rate is a better choice for long-term financial planning and stability, particularly when dealing with international partners and long-term contracts.
However, businesses must consider additional factors before choosing between the current and average currency exchange rates as specified below.
Factors Influencing Currency Exchange Rate
Currency exchange rates fluctuate based on demand and supply, trading volumes, and many other parameters. These dynamic market factors create a chain reaction resulting in currency exchange rates fluctuating in real-time.
- Nature of the transaction
Foreign currency transactions are one-time, limited-time, and regular. Each type influences exchange rate choices, contributing to accounting and financial prospects.
For example, as an Indian tech service exporter, you offered a one-time software development project to a U.S. client. In this case, it is a one-time foreign currency transaction, and the choice of exchange rate can influence the project profitability and financial records.
- Accounting standards and regulations
Businesses may have to comply with specific regulations and accounting standards when dealing with foreign exchange. Relevant accounting bodies such as the International Financial Reporting Standards (IFRS) have created respective foreign exchange guidelines under FEMA.
Furthermore, companies also have to adhere to Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) for foreign currency accounting. These standards and regulations can impact the choice of exchange rate for financial reporting and taxation purposes.
- Currency stability and volatility
180 currencies circulate in 197 countries worldwide. Some currencies, such as USD or EUR, are stable compared to AUD or JPY.
Highly volatile currencies are riskier to hold, and companies may choose the average currency exchange method to mitigate the negative effect of the volatility. However, low-volatility currencies are ideal for real-time conversion through currency exchange rates.
- Company policy and risk tolerance
Companies with a low tolerance for exchange rate risk may opt for strategies that minimise risk, such as using average exchange rates.
In contrast, companies with higher risk tolerance may take more chances with spot rates. Furthermore, some companies may have agreements with foreign suppliers or customers to use a specific average exchange rate for invoicing.
Best Practices for Choosing an Exchange Rate Approach
Choosing the right exchange rate is crucial for businesses dealing with invoicing in foreign currencies. The choice between the current currency exchange rate and the average currency exchange rate should align with the specific business needs.
It should also conform to internal policies to ensure that the business minimises currency exchange risk. Additionally, it ensures that conversions occur at the most favourable exchange rate.
Here are some best practices to consider before choosing the exchange rate before you learn how to invoice customers:
- Assessing the company risk tolerance : Your business should have clear policies regarding the level of currency exchange risk your business can comfortably absorb. If not, sit with policymakers, directors, and shareholders to assess your company’s exchange rate risk tolerance and choose between current or average foreign currency exchange rates.
- Analysing historical exchange rate trends : You can use currency exchange tools to analyse a specific currency current trend and past performance and use technical and fundamental analysis to predict future movements. You can also choose the current or average currency exchange rate based on the exchange rate forecast.
- Consulting with financial experts : The currency exchange spectrum is complex and includes numerous monetary and compliance regulations regarding foreign currency invoicing. One of the best ways to choose an ideal currency exchange approach is to seek advice from financial professionals- like CAs- or currency risk management experts who can provide insights and recommend strategies tailored to your business situation.
How to Mitigate Currency Exchange Rate Risk
Companies must create and execute policies/activities to mitigate the currency exchange risk. Here are several strategies and techniques to achieve this objective.
- Forward contracts : You can utilise forward contracts to lock in an exchange rate for a future transaction date. This way, you hedge against unfavourable exchange rate movements by agreeing on a fixed rate in advance.
- Virtual or multi-currency accounts : You can create virtual currency accounts or open multi-currency accounts to manage currency risk by avoiding unnecessary conversions and conversion costs.
- Hedging strategies : You can leverage various financial instruments such as options, futures, or exchange-traded funds designed to mitigate currency exposure.
How to Create an Invoice with the Right Currency Exchange Rate
- Gather Details : Collect transaction details, including date, foreign currency amount, chosen exchange rate, and transaction description.
- Choose Exchange Rate : Decide between current or average currency exchange rates, ensuring you have accurate data.
- Calculate Equivalent Amount : Multiply foreign currency by the rate for local currency value.
- Include Payment Info : Specify payment due date, bank details, and instructions.
- Specify Currency : Mention the currency used, e.g., "Amount Due: USD 1,200."
- Add Description : Briefly outline goods or services delivered with quantities and totals.
- Invoice Details : Assign a unique number, include the date, and provide an exchange rate explanation if needed.
- Review & Proofread : Ensure accuracy and clarity before sending.
- Send Invoice : Forward it to the client through the agreed method.
- Follow-up : Monitor payment status and address client queries promptly.
You can also leverage Skydo’s free invoicing tool to create an international invoice in under 2 minutes.
Additionally, Skydo’s FX calculator provides live currency exchange rates without any added margins, ensuring that you receive the optimal price for your global invoices through our payment platform.
International transactions are vital for businesses with a global presence. However, fluctuations in exchange rate effects can impact your venture’s profitability and financial stability. Therefore, you must choose between an effective exchange rate approach to streamline your foreign currency invoices and the resulting currency conversion.
Understand the affective factors, the types of available currency exchange, and the factors you should consider before choosing between the two currency exchange options.
Frequently Asked Questions
QHow Do Exchange Rates Affect International Trade?
Ans : Exchange rates impact international trade by changing the relative costs of goods and services between countries. A strong domestic currency can make exports more expensive, while a weak currency can boost exports but increase the cost of imports. This affects trade balances and competitiveness.
QHow to Invoice as an LLC?
Ans : To invoice as an LLC, create professional invoices with your company name and address, itemise goods or services provided, specify payment terms, and send them to clients.
QWhat is international invoicing?
Ans : International invoicing involves creating invoices for goods or services provided to clients in foreign countries while meeting their distinct requirements and regulations to ensure compliance.
QHow do I make international invoices?
Ans : To create an international invoice, use your company details, specify services and prices, add currency exchange rates, and ensure compliance with international tax regulations. Once you review all the details, send it to your client and follow up.
Cómo se realiza una factura en dólares
La factura en dólares desde México es el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en donde se hace constar el pago de una compra-venta cuyo precio se fija en esa moneda extranjera.
¿Es posible facturar en dólares desde México?
Dentro de las normativas fiscales mexicanas, sí existe la posibilidad de emitir facturas en dólares. De hecho, son muchas las empresas y proveedores de servicios que negocian en dólares para evitar pérdidas, utilizando el recurso de la indexación (compensación por la inflación o movimientos en el tipo de cambio).
El SAT señala dos posibles formas de facturación con divisas:
- Emisión de facturas en pesos mexicanos y pago con dólares.
- Emisión de facturas en dólares y pago con pesos mexicanos.
El segundo caso es el más común entre las empresas mexicanas. Para este tipo de operaciones se establece el tipo de cambio a la fecha de facturación en la factura original de venta, mientras que el pago se efectúa en el tipo de cambio que tenga en la fecha de pago (emitiendo el complemento correspondiente).
Lo más importante al expedir el comprobante fiscal en moneda distinta es emplear el tipo de cambio correcto. Esto te ayudará a prevenir posibles errores al generar el Complemento de Pago cuando se trate de Pago en Parcialidades (PPD).
Los tipos de Cambio según el SAT
Existen tres Atributos de Tipo de cambio SAT para emitir los CFDI.
- «TipoCambio» : registrado en la factura de venta CFDI
- «TipoCambioP» : empleado en el método de pago «PPD».
- «TipoCambioDR» : que es el tipo de cambio correspondiente a la moneda registrada en el documento relacionado (este dato es requerido cuando la moneda del documento relacionado es distinta de la moneda de pago).
¿Cómo facturar en Dólares desde México?
Para emitir un comprobante fiscal en dólares desde México de forma rápida y sencilla, puedes seguir los pasos de nuestro tutorial. Cómo crear una factura en dólares en Facturama a continuación:
- Simplemente ingresa a la opción «Factura».
- Llena los campos del país y NIF de tu cliente extranjero.
- Selecciona la moneda a utilizar en “Opciones adicionales”.
- Agrega el tipo de cambio actual.
- Genera tu comprobante y tu cliente lo recibirá automáticamente.
Sigue los pasos de este video y te resultará muy fácil:
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