Información completa para crear un webinar exitoso: elementos, formatos y estrategias

¿Te has planteado alguna vez organizar un evento empresarial único y atractivo para tu público objetivo y clientes? Un evento que combine contenido cautivador, ejercicios interactivos y networking, con el potencial de mejorar el conocimiento de tu marca y convertir más prospectos en clientes para aumentar tus ingresos. Los webinars son un contenido de alto consumo y mejoran el engagement. Para crear un seminario web altamente eficiente es necesario que cumpla tres características básicas: inolvidable, entretenido y útil. Un webinar es una de las mejores maneras de conseguir leads mejor calificados.

¿Qué es un Webinar?

Un webinar es un seminario web en formato de video sobre un tema especializado. Se realiza a través de internet y por lo regular se comparte en tiempo real, aunque también puede ser grabado con anticipación. Debe permitir la participación de la audiencia, ya sea para hacer preguntas o comentarios con el presentador.

Un webinar es el equivalente a dar una conferencia con la única diferencia de que no ves físicamente al público.

¿Qué significa Webinar?

Webinar viene de las palabras seminar o «seminario» en español, y «web» (que tiene lugar en la red de internet). Por lo tanto, significa «seminario web». Los seminarios web permiten que las empresas creen eventos interactivos para sus clientes y potenciales clientes, sin importar su ubicación física. Pueden ser utilizados para generar leads y conversiones, mejorar el brand awareness y aumentar los ingresos.

¿Para qué sirve hacer un webinar?

En definitiva, los webinars son una forma eficaz de llegar a muchas personas. A continuación, vamos a analizar algunos de sus usos y beneficios con mayor detalle:

• Permite adaptar el contenido a la marca : Los webinars son una forma sencilla de crear contenido único y personalizado para tu marca, ya que puedes incluir una variedad de funciones de presentación para mejorar la experiencia de los espectadores y miembros de la audiencia, como herramientas de dibujo, actividades interactivas, diapositivas, encuestas, chat y más.
• Reduce los gastos en comparación con un formato físico : Los seminarios web son económicos. Piénsalo de esta manera: si organizaras un evento en persona con tu público objetivo y clientes, es muy probable que tengas que alquilar un espacio, pedir comida, comprar equipo de presentación, pagar limpieza, etc. Mientras que si haces un webinar vas a ahorrarte dinero e incluso puedes organizarlo de forma gratuita.
• Educa a los prospectos y clientes : Los seminarios web son una manera sencilla de educar a tu audiencia. Puedes optar por explicar los beneficios de tu producto o servicio, revisar capacidades y características o incluso concentrarte en cómo resuelves los desafíos de tus compradores y clientes actuales.
• Muestra tu producto o servicio : Además de educar a los asistentes, también puedes proporcionar una demostración instructiva sobre cómo pueden usar o implementar tu producto o servicio.
• Contribuye al posicionamiento : Al organizar un seminario web puedes establecerte como un líder intelectual de tu industria. Si organizas de manera regular webinars educativos, a través de los cuales los asistentes obtienen consejos prácticos con los que puedan aprender algo nuevo, es más probable que adquieras más autoridad en tu industria.
• Incrementa el awareness de tu marca : Son otra forma de incrementar el awareness, ya que puedes dirigirte a tu público objetivo y alentar a los miembros de tu audiencia a compartirlo con otras personas y, de esta forma, reforzar el reconocimiento de tu marca.
• Impulsa las conversiones : Puedes utilizar los seminario web como fuente de conversiones e ingresos al establecerte como líder de opinión. Los prospectos estarán más inclinados a confiar en ti y, por lo tanto, en tu producto o servicio. Además, a medida que promocionas y compartes tu contenido, el aumento de reconocimiento conducirá a más conversiones.

Características de un webinar

Una transmisión de este tipo se realiza a través de un software especializado en transmitir video en una red multipunto, donde varios usuarios interactúan al mismo tiempo. Entre las características más destacables de esta se encuentran:

• Sesión programada : Es la función que te permite establecer una hora y una fecha para la realización en una reunión con un número identificador único.
• Registro : Los interesados dejan sus datos de contacto (principalmente nombre y email) en una landing page u otra página para permitirles el acceso a la reunión. Esto se logra en conjunto con la difusión del evento en diferentes canales digitales.
• Transmisión en vivo : La mayoría de los seminarios web se realizan en vivo, donde el presentador, invitados y público interactúan entre sí por medio de chats o participaciones directas.
• Grabación : Los software especializados tienen la función de grabar y guardar la sesión, para que posteriormente compartas el archivo a más personas. Con esta opción puedes hacer un seminario web pregrabado, en lugar de uno en vivo.
• Chat de texto : Dentro de la plataforma hay un chat donde los participantes pueden realizar comentarios que todos los demás verán.
• Pantalla compartida : Esta función permite al presentador compartir la pantalla de su portátil o computadora de escritorio para mostrar una presentación o contenido a la audiencia.
• Encuestas : Suelen ser preguntas de opción múltiple respecto al tema o la marca que los participantes responden en medio o al final de la reunión.
• Pizarrón : Es un tablero digital donde el presentador puede escribir o hacer dibujos para explicar mejor un tema que lo requiera.

Elementos de un webinar

• Evento principal
• Anfitrión y presentador(es)
• Asistentes
• Computadora de escritorio o portátil con cámara y micrófono
• Presentación (generalmente en forma de diapositivas)
• Elemento interactivo para que los asistentes participen (por ejemplo, encuesta, sondeo o debate)
• Software de seminarios web

Cómo funciona un webinar

A través de un software de webinar se programa a una hora y fecha determinada un seminario web: que en términos simples es una videollamada en línea, donde participan uno o más panelistas y varios invitados. El video se puede transmitir en vivo o se puede grabar para su posterior difusión y reproducción.

Cuando inicia el seminario web, los panelistas son los encargados de dirigir la reunión, además les es posible compartir la pantalla de su ordenador para mostrar alguna presentación o contenido multimedia. Se puede habilitar un chat dentro de la sesión para que todos los participantes den opiniones, presenten dudas o hagan preguntas acerca del tema tratado en la videoconferencia.

El seminario web debe educar, demostrar, instruir o explicar algo a sus asistentes. Ayuda a tu empresa a posicionarse como experta en tu industria, a mejorar el conocimiento de marca y aumentar las conversiones y ventas. Es recomendable que aunque tu seminario web sea en vivo o no, siempre debe grabarse; de esta manera tendrás esos archivos como referencia futura en tu sitio web, ya que los webinarios suelen ser una excelente fuente de contenido permanente.

Además, puedes compartir el contenido de tu seminario web a través de una biblioteca de recursos en tu sitio web. De esta forma, los visitantes de tu sitio, los clientes y los miembros del equipo podrán consultarlo fácilmente desde una ubicación en cualquier momento.

7 formatos comunes de webinar

• Panel de expertos : Con este formato es posible atraer a más audiencia; puedes invitar a un experto de la industria, ya sea interno o externo a tu empresa, para discutir lo que sea alrededor de tu negocio.
• Entrevista : Piensa en los diversos temas que los miembros de tu audiencia quieren escuchar y luego busca un entrevistador y un entrevistado adecuados para organizar una entrevista. Puede ser un líder intelectual interno o externo, un miembro de tu equipo, un cliente actual y leal o incluso alguien fuera de la industria.
• Presentación o demostración de producto o servicio : Este formato de seminario web proporciona a tu audiencia una presentación o demostración de tu producto o servicio, con el fin de presentarle claramente los beneficios y las aplicaciones de lo que estás vendiendo.
• Preguntas y respuestas : En este tipo de formato puedes invitar a un miembro de tu junta directiva para que organice las preguntas y respuestas. Y los empleados (representantes de ventas, de servicio, especialistas en marketing, gerentes de producto, etc.) responden las preguntas que tengan los miembros de la audiencia.
• Instructivo : Con un seminario web puedes enseñarle a tu público objetivo cómo hacer algo, por ejemplo, lograr un objetivo. Observa bien a tus compradores y revisa cuáles son sus desafíos, elige uno de esos obstáculos y ofréceles un instructivo de cómo pueden solucionarlo de manera efectiva.
• Chat casual : Ya sea con un miembro de tu equipo o un líder externo, este formato de webinar te permite crear un chat casual con tu público objetivo. De esta manera, los miembros de la audiencia pueden sintonizar, sentarse y disfrutar de una conversación natural haciendo preguntas y generando nuevas direcciones durante una discusión.
• Caso de estudio : Con este formato puedes invitar a los clientes a asistir para hablar sobre cómo tu producto o servicio ha resuelto diversos desafíos de uno de tus clientes leales. Mira tus casos de estudio y selecciona cuál es el más convincente para mostrar.

Cómo crear un webinar o seminario web altamente efectivo: 13 consejos

1. Haz que tu contenido vaya de acuerdo con lo que buscan tus buyer personas : Revisa bien las búsquedas de información de tu público objetivo y encuentra un tema y un titular atractivos. Por ejemplo, GROU hizo un seminario web sobre inbound marketing, pero en lugar de llamarlo «Introducción al inbound marketing» lo tituló «Las mentiras del marketing digital» para hacerlo más interesante.
2. Utiliza un proveedor que te permita tener una URL de registro : Establece contacto con el proveedor de software para el servicio de webinar, el cual te brindará un enlace para los registros. Los mejores están en inglés, aunque son muy intuitivos y fáciles de utilizar. Más adelante te compartiré algunas sugerencias.
3. Crea una landing page de registro para facilitar el seguimiento : Es muy importante tener una landing page para cada evento. Esto te servirá para detallar toda la información del evento y, además, para administrar esa base de datos como parte de tus acciones de lead nurturing.
4. Diseña e implementa una campaña de promoción estratégica : No puedes esperar que los registros de tu webinario lleguen solos. Establece un plan táctico sobre cómo vas a promoverlo: desde 12 posts relacionados con el tema en tu blog (3 a la semana en el mes previo), pasando por gráficos, infografías para posts en redes sociales, además de campañas de email marketing.
5. Haz un video promocional : Desarrolla un video de 40 segundos para describir lo que la gente aprenderá en el seminario. Te sorprenderá lo bien que funciona esta videopromoción, ya que cada vez somos más visuales.
6. Automatiza la promoción de emails usando workflows : Prepara el flujo de aproximadamente cuatro correos diferentes para promocionar tu sesión. El primero lo enviarás un mes antes del evento; el segundo, tres semanas antes; el tercero, una semana antes; mientras que el cuarto, 2 horas antes de iniciar la transmisión. Pueden parecer muchos correos, pero la mayoría de las personas se registra poco tiempo antes del evento.
7. Establece expectativas para participación y graba tu seminario para utilizarlo como contenido : Los seminarios web deben ser interactivos, por eso es importante que establezcas las expectativas desde el principio y hagas que tus presentadores las reiteren al comienzo del evento, para que todos estén en la misma sintonía. Si tu sesión es en vivo, facilita la participación y el debate durante todo el evento o reserva tiempo para el debate, las preguntas y respuestas al final.
8. Diseña una campaña visual : Desarrolla una campaña con imágenes e infografías para publicar desde 3 semanas antes. Todos los días puedes publicar (tanto con ayuda de un gestor de redes sociales como en tu administrador de blog) con el enlace que lleva tu landing page de inscripción. Piensa que la mayoría de las inscripciones no se generan en redes sociales, pero sí son el medio más importante para crear expectativas.
9. No leas una diapositiva ni te olvides de un temario : Ya que darás un seminario web enfocado en el área en que eres experto, debes mostrar soltura y seguridad en lo que dices. No es recomendable que utilices tus diapositivas, infografías o cualquier otro soporte visual como un sustituto de tu discurso, así como tampoco es necesario que sigas un guion al pie de la letra.
10. Decide qué formato utilizarás : ¿Serás el único ponente de este evento? No olvides que puedes tener invitados que aporten valor de acuerdo con tu temario. Incluso puedes tener presentadores que ayuden a que la audiencia genere expectativas positivas para el encuentro.
11. Crea un sistema de comunicación con tu audiencia : Escoge una herramienta que te permita comunicarte con tus seguidores y con cada una de las personas que decidieron entrar a la transmisión. La mayoría de los programas permiten una ventana de chat donde podrás leer sus preguntas.
12. Logra que las acciones de venta estén en sintonía : Ya sea que tengas un equipo de ventas o que hagas esta labor por tu cuenta, es importante que sepas qué harás con todos los leads que generaste. Crea listas de correo segmentadas, de acuerdo con las necesidades de contenido de los asistentes, y haz que tu oferta llegue a los momentos adecuados.
13. Haz un ensayo : Crea una sesión de ensayo uno o dos días antes de la presentación real. Pide a algunos de tus seguidores o amigos que asistan al evento virtual para comprobar que todo funciona correctamente: desde el audio y video hasta el chat en vivo. Así tendrás la seguridad de que sabrás solucionar problemas técnicos en caso de que ocurran.

Consejos durante el seminario web

En general, la sesión debe durar más de 45 minutos (con tiempo adicional para preguntas). Te dejo algunos consejos para hacerlo altamente efectivo:

• Preséntate : Lo primero que debes hacer es presentarte (quizás muchos te conocen, pero habrá gente que no), luego da una introducción general del tema y menciona cuáles asuntos abordarás durante tu presentación.
• Enfócate en brindar información de valor : Concéntrate en resolver dudas más que en mostrar tu talento de orador. Habla de forma simple y directa tratando de cubrir los problemas más comunes que enfrentan los consumidores en tu industria y sus causas. Después, ofrece tu visión sobre cómo solucionarlos. Piensa siempre en dar contenido valioso y útil, que los asistentes puedan poner en práctica para obtener resultados rápidos.
• Pospón la promoción al final : Deja al final la promoción de tus productos o servicios, sin mostrarte demasiado comercial. Muestra el vínculo de las páginas donde ofreces más información para aquellos que estén interesados.
• Graba el encuentro y compártelo : Finalmente, asegúrate de grabar la transmisión porque muchos de los que se inscriben querrán verlo otra vez o compartirlo a gente cercana.

Después del seminario web, es adecuado enviar un correo electrónico a todos los inscritos con un enlace de la grabación. Te recomiendo que sea al día siguiente, aunque muchos lo hacen el mismo día; es tu decisión.

Poner ese video en tu sitio web te permitirá, por medio de HubSpot, hacer un seguimiento de visitas y descargas. Si lo que quieres es seguir generando leads con este evento, te sugiero poner esta grabación en una landing page con formularios web para generar más descargas.

8 plataformas para webinar

1. GoToWebinar
2. Webex
3. AnyMeeting
4. Zoom
5. ClickMeeting
6. EasyWebinar
7. Demio
8. WebinarNinja

Cómo crear un webinar en Zoom

1. Inicia sesión en la aplicación : Inicia sesión en Zoom con tu correo y contraseña, de preferencia desde tu ordenador o computadora para que te sea más fácil crear tu seminario web. Haz clic en «Mi Cuenta».
2. Configura la transmisión : En esta parte añade el nombre de la sesión, una breve descripción, fecha y hora, duración y zona horaria. Indica si la inscripción al seminario web es obligatoria o se puede entrar solo con tener el enlace; luego, señala si el video de panelistas y asistentes iniciará apagado o encendido.
3. Edita las opciones : Para personalizar más el seminario web ve de nuevo al panel izquierdo en «Seminarios Web», aparecerá una lista donde seleccionarás el nombre que acabas de crear. Luego irás hasta abajo a la derecha en la opción «Editar este seminario web». Saldrá un recuadro como el de la imagen; selecciona «Solo este seminario web».
4. Localiza la administración de la reunión : Finalmente, para practicar, copia y pega el enlace del seminario y entrarás a la sala de reunión que se verá así. Dirígete a la opción de «Panelistas» en la columna derecha, luego ve hasta abajo en el botón «Más»: aparecerá una lista de opciones para modular la transmisión.

Considera que la mayoría de los participantes de un seminario web son leads calificados. Algunos serán competidores porque quieren ver lo que haces, pero la mayoría serán clientes potenciales que requieren la solución que tú ofreces.

Ejemplos de webinars de empresas

1. Alares
2. Ginefiv
3. Barrera Romero Ingenieros
4. HubSpot

Como podrás notar, los seminarios web brindan a las empresas la oportunidad de organizar un evento digital interactivo para los miembros de un público objetivo y clientes, sin importar en dónde se encuentren. ¡Aprovecha la oportunidad de acercarte a ellos!

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