Estos Lineamientos regulan los procesos de trámites de pago y operaciones financieras para la administración pública estatal de Guanajuato, con el objetivo de optimizar y regular el manejo de los recursos monetarios de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.
Sujetos de Aplicación
Los sujetos de aplicación de estos Lineamientos son las dependencias y entidades de la administración pública estatal. Las áreas administrativas de cada entidad son responsables de asegurar que todos los trámites de pago y operaciones financieras cumplan con los requisitos establecidos.
Glosario
Para una mejor comprensión de los Lineamientos, se define un glosario de términos relevantes:
- Archivos de dispersión: Conjunto de registros con datos bancarios de los beneficiarios para el pago de nómina.
- Áreas administrativas: Áreas responsables de la administración de recursos humanos, presupuestales, financieros, materiales y servicios generales.
- CFDI: Comprobante fiscal digital por internet.
- Días hábiles: Todos los días del año, excepto sábados, domingos, días de descanso obligatorio, festivos oficiales y días de suspensión de labores.
- DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
- DGF: Dirección General Financiera.
- DGRH: Dirección General de Recursos Humanos.
- DSF: Dirección de Servicios Financieros.
- Entes auditores: Entidades fiscalizadoras que revisan la administración, ejercicio y aplicación de recursos públicos.
- Ente público obligado: Dependencias y entidades de la administración pública estatal que ejercen el gasto público.
- Fecha compromiso de pago: Fecha establecida para el pago de una obligación conforme al instrumento jurídico correspondiente.
- Fondeo de recurso: Traspaso bancario de dinero para cubrir un compromiso de pago.
- Gasto público: Erogaciones realizadas por los entes públicos obligados en el ejercicio de sus funciones.
- LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Lineamientos: Lineamientos de Trámites de Pago y Operaciones Financieras de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 202
- Medios electrónicos: Aquellos establecidos por la Secretaría para facilitar el envío de trámites de pago, operaciones financieras y documentos.
- Operaciones financieras: Traspaso de recursos bancarios y registros contables.
- PEI: Plataforma Estatal de Información.
- Secretaría: Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.
- Trámites de pago: Procesos para la liberación de los trámites derivados del reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de bienes, servicios y obras.
- Ventanilla única de recepción: Lugar donde se reciben los trámites de pago, operaciones financieras y otros documentos.
Responsabilidades de los Entes Públicos Obligados
Las áreas administrativas de los entes públicos obligados son responsables de:
- Autorizar y gestionar las erogaciones de los recursos presupuestados.
- Validar que el CFDI cumpla con los requisitos fiscales.
- Contar con los contratos, convenios, anexos o documentos originales o validar que se encuentran en resguardo del área administrativa.
- Contar con los entregables que soporten el servicio o producto contratado y recibido o validar que se encuentran en resguardo del área administrativa.
- Validar el cumplimiento de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.
- Autorizar los trámites de pago y operaciones financieras.
- Garantizar que la entidad o dependencia cuente con toda la documentación original que soporte el trámite de pago.
- Vigilar el cumplimiento de las fechas compromiso de pago.
- Apegarse a los días y horarios de recepción de trámites.
- Prever que la contratación del producto o servicio se realizó en las mejores condiciones en términos de normatividad.
- Contar con el estudio de mercado, en su caso.
- Integrar y conservar los expedientes de los trámites con la documentación original.
Medios Electrónicos
Los trámites de pago deben registrarse previamente en la PEI, autorizarse y enviarse por los medios electrónicos establecidos por la Secretaría. El horario de recepción de trámites de pago y operaciones financieras es de lunes a viernes, hasta las 13:00 horas.
Trámites de Pago
Trámites de Pago Estatales
Los trámites de pago estatales deben registrarse en la PEI, contener datos maestros completos y correctos y enviarse por medios electrónicos. El registro contable debe incluir:
- Acreedor.
- Vía de pago.
- Cuenta beneficiaria.
- Línea de captura, si es el caso.
- Referencia de pago, si es el caso.
- División.
- Póliza contable.
- Descripción del egreso.
- Datos bancarios en moneda extranjera, si es el caso.
- Registro de firmas de las personas autorizadas.
La documentación del trámite debe incluir:
- Reporte de integración documental.
- CFDI o documento equivalente.
- Contratos, convenios, anexos o documentos aplicables.
- Formatos que apliquen según los lineamientos vigentes.
- Manifestación de entrega satisfactoria del producto o servicio.
- Manifestación de adquisición del producto en las mejores condiciones.
- Manifestación de seguimiento puntual al contrato o proceso.
- Otros documentos aplicables.
La DSF no realiza validación de documentación ni de cuentas bancarias beneficiarias. Es responsabilidad del ente público obligado la integración y veracidad del trámite.
Trámites de Pago de Nómina
Los trámites de pago de nómina se gestionan a través de la DGRH y deben tramitarse por medios electrónicos. Los requisitos para el trámite de pago de nómina son:
- Gestionar el alta de cuenta bancaria de los empleados con cuatro días hábiles de anticipación a la fecha de pago, cuando sea el caso.
- Incluir la solicitud de cheque, si es el caso.
- Ingresar el trámite en la DSF con tres días hábiles de antelación a la fecha de pago.
Es responsabilidad de la DGRH la integración y veracidad del trámite.
Trámites de Pago de Cuenta Específica
Los trámites de pago de cuentas específicas deben registrarse en la PEI, contener datos maestros completos y correctos y enviarse por medios electrónicos. El registro contable debe incluir:
- Acreedor.
- Vía de pago.
- Referencia de pago (ingresar la cuenta específica en este campo).
- Cuenta beneficiaria.
- Línea de captura o referencia, si es el caso.
- División.
- Póliza contable.
- Descripción del egreso.
- Datos bancarios en moneda extranjera, si es el caso.
- Registro de firmas de las personas autorizadas.
- Validación de que la cuenta contable tiene recursos suficientes para el pago.
La documentación del trámite debe incluir:
- Reporte de integración documental.
- CFDI o documento equivalente.
- Contratos, convenios, anexos o documentos aplicables.
- Formalización del trámite con los sellos o consideraciones que apliquen.
- Formatos que apliquen según los lineamientos vigentes.
- Manifestación de entrega satisfactoria del producto o servicio.
- Manifestación de adquisición del producto en las mejores condiciones.
- Manifestación de seguimiento puntual al contrato o proceso.
- Otros documentos aplicables.
La DSF no realiza validación de documentación ni de cuentas bancarias beneficiarias. Es responsabilidad del ente público obligado la integración y veracidad del trámite.
Operaciones Financieras
Los trámites de operaciones financieras deben gestionarse mediante el formato «solicitud de traspasos contables y bancarios» y enviarse por medios electrónicos.
Los requisitos para las solicitudes de operaciones financieras son:
- Formato «solicitud de traspasos contables y bancarios» debidamente requisitado.
- Copia de la documentación que acredite la operación inicial presupuestal, contable o bancaria que da origen a la solicitud.
La DSF no realiza validación de documentación ni de cuentas bancarias beneficiarias. Es responsabilidad del ente público obligado la integración y veracidad del trámite.
Causales de Devolución de Trámites
Los trámites de pago y operaciones financieras que no cumplan con la formalidad e integración o que por algún motivo no permitan ejecutar el pago correspondiente, serán devueltos. Las causales de devolución se mencionan en la tabla siguiente:
| Proceso de Detección | Causal |
|---|---|
| Recepción del trámite | No cumple con la formalidad e integración del envío por medios electrónicos.Omisión o error en la captura de los datos requeridos en la PEI. |
| Compensación del pago | No cumple con la formalidad e integración documental.Omisión de documentos, inconsistencias entre la documentación y pólizas ingresadas.Omisión o error en los registros de las pólizas. |
| Rechazo bancario | Incidencias en las cuentas bancarias beneficiarias.La cuenta bancaria del beneficiario requiere línea de captura o referencia y no se encuentra capturada en la póliza registrada.Errores en el registro del nombre del beneficiario. |
La devolución de los trámites se realiza dentro de los dos días hábiles siguientes a la detección del motivo o causa de la misma.
Notificación de Devolución
La devolución de trámites se notificará mediante correo electrónico institucional a las áreas administrativas correspondientes. En casos específicos, se emitirá un oficio por la DSF para informar la causa de la devolución.
Cancelación de Cheques
Para la cancelación de cheques, se debe solicitar mediante el formato «solicitud de cancelación y reexpedición de cheques». Los cheques tienen una vigencia de 45 días naturales desde su fecha de emisión. Los cheques en tránsito serán bloqueados y cancelados el día siguiente hábil a su vencimiento, sin previo aviso.
Los Lineamientos de Trámites de Pago y Operaciones Financieras de la Administración Pública Estatal en Guanajuato establecen un marco jurídico integral para la gestión de recursos públicos. El cumplimiento de estos lineamientos garantiza la eficiencia, transparencia y responsabilidad en el manejo de las finanzas públicas del estado. Es crucial que los entes públicos obligados se familiaricen con estos lineamientos y cumplan con los requisitos establecidos para asegurar la correcta administración de los recursos.
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