En el ámbito financiero empresarial, las existencias o inventarios representan un elemento fundamental para el buen funcionamiento y la toma de decisiones estratégicas. Se trata de aquellos bienes que una empresa posee para su venta en el curso ordinario de su negocio, su producción para dicha venta o bien para ser consumidos en el proceso de producción o prestación de servicios.
¿Qué son las existencias en finanzas?
Las existencias son el conjunto de bienes que una empresa tiene disponibles para incorporar al proceso productivo o de venta. En otras palabras, son los productos que una empresa tiene en stock y que están listos para ser utilizados o vendidos.
Se consideran un activo circulante, ya que se renuevan constantemente, siendo adquiridos, transformados y vendidos de forma habitual. A diferencia de los activos inmovilizados, las existencias están destinadas a ser vendidas en menos de un año y no forman parte de la estructura fundamental de la empresa.
Tipos de existencias
Existen varios tipos de existencias, cada una con características particulares:
- Materias Primas : Son mercancías que requieren transformación y se utilizan en el proceso de producción.
- Productos Acabados : Son los productos y bienes creados por la empresa y destinados a la venta al cliente final. También pueden ser utilizados por la propia empresa.
- Productos Semielaborados : Son bienes fabricados por la empresa que necesitan un paso adicional en el proceso de elaboración para llegar al cliente final.
- Existencias Comerciales : Hacen referencia a los materiales adquiridos por la empresa para su venta posterior sin ninguna manipulación.
Gestión de Inventarios: Controlar las existencias
La gestión de inventarios es crucial para controlar las existencias de una empresa. Mediante la gestión de inventarios, se coordina y mejora la administración de las existencias, buscando optimizar el uso de los recursos y evitar pérdidas.
Para calcular el coste final de las existencias en inventario, se utilizan distintos métodos, siendo los más comunes:
- FIFO (First In, First Out) : Se valoran las existencias de acuerdo con el precio de coste a la salida de la primera existencia, es decir, respecto al precio más antiguo.
- LIFO (Last In, First Out) : Se valoran las existencias de acuerdo con el precio de coste más reciente, el de la última existencia que formó parte del inventario.
- PMP (Precio Medio Ponderado) : Se calcula el precio medio de los distintos precios de entrada.
Plazo de Almacenamiento
El plazo de almacenamiento de las existencias varía según el sector económico. Se estima que el tiempo de almacenamiento es de entre uno y cinco meses. Un plazo de almacenamiento superior puede provocar la obsolescencia de la mercancía y su posterior pérdida de valor.
Las empresas suelen evitar acumular productos, ya que su almacenamiento supone un coste adicional. Sin embargo, en algunos casos, se opta por la retención de existencias durante largos periodos ante la posibilidad de una subida de su valor en el mercado.
Criterios de Valoración
Las existencias se valoran generalmente por el precio de adquisición si no han sido transformadas, y por el coste de producción si se han introducido en el proceso productivo. El valor de mercado, si es superior, prevalece sobre los demás.
Contabilización de Existencias
Contabilizar correctamente las existencias es esencial para el mantenimiento de la salud financiera de una empresa. Las existencias se encuentran encuadradas dentro del grupo 3 del Plan General Contable español.
Cuentas Contables Relacionadas
Dentro de las cuentas de existencias se encuentran los siguientes subgrupos:
- 300/309 – Mercaderías : Productos adquiridos por las empresas y destinados a la venta sin transformación.
- 326 – Embalajes : Cubiertas o envolturas con carácter irrecuperable, destinadas a proteger productos y mercaderías.
- 327 – Envases : Recipientes o vasijas destinados a la venta junto con el producto que contienen.
- 310/319 – Materias Primas : Elementos destinados a formar parte de los productos fabricados por la empresa.
- 320 – Elementos y conjuntos incorporables : Fabricados normalmente fuera de la empresa y adquiridos para incorporarlos a su producción sin someterlos a fabricación.
- 321 – Combustibles : Materias energéticas susceptibles de ser almacenadas.
- 322 – Repuestos : Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras.
- 325 – Materiales Diversos : Otras materias de consumo que no se incorporan al producto fabricado.
- 328 – Material de Oficina : Destinado a la finalidad que indica su denominación, salvo que la empresa considere que es objeto de consumo en el mismo ejercicio.
- 330/339 – Productos en Curso : Productos en fase de formación o transformación en un centro de actividad que no deben registrarse como productos semiterminados.
- 340/349 – Productos Semiterminados : Fabricados por la empresa y no destinados a la venta hasta que no sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior.
- 350/359 – Productos Terminados : Fabricados por la empresa y destinados a su consumo final o a la utilización por otras empresas.
- 360/361 – Subproductos : Productos secundarios o accesorios de la fabricación principal.
- 365/366 – Residuos : Obtenidos de manera inevitable junto con los productos o subproductos con un valor intrínseco, y que puedan ser utilizados o vendidos.
- 368/369 – Materiales Recuperados : No tienen valor intrínseco y entran al almacén después de haberse utilizado en el proceso productivo.
Asientos Contables
Las cuentas de existencias se reflejan en las cuentas de contrapartida del grupo 6 (“Compras de…”) y del grupo 7 (“Ventas de…”).
Asiento de Apertura de Ejercicio : Se carga en el debe por las existencias iniciales junto con el resto de cuentas de activo.
En la Apertura del Ejercicio : Se registran asientos contables por el importe de las existencias iniciales.
En el Cierre del Ejercicio : Los asientos contabilizados al inicio del ejercicio se invierten al final del ejercicio.
La Importancia de la Gestión de Inventarios
Una gestión eficiente de existencias es fundamental para optimizar los recursos de la empresa, minimizar los costes de almacenamiento, evitar la obsolescencia de productos y satisfacer las necesidades de los clientes.
Una mala gestión de inventarios puede llevar a:
- Pérdida de ventas por falta de producto.
- Costes de almacenamiento excesivos.
- Obsolescencia de productos.
- Pérdida de competitividad.
Recomendaciones para una Gestión de Existencias Eficaz
Para asegurar una gestión eficiente de existencias, se recomienda:
- Llevar una contabilidad de existencias precisa y actualizada.
- Utilizar software específico para la gestión de inventarios.
- Definir un período para realizar la verificación de existencias .
- Tener un control estricto de la entrada y salida de productos.
- Observar el historial de movimiento de productos.
- Prepárese para tiempos de mayor demanda.
- Controlar los productos perecederos.
- Definir responsabilidades específicas para cada etapa de control.
- Negociar con proveedores.
- Realizar la quema de existencias si es necesario.
- Capacitar a los empleados en mejores prácticas de control de almacenes.
- Definir un margen de pérdida y daño.
- Controlar los costes de almacenamiento.
- Organizar el layout de existencias para facilitar el acceso a los productos.
- Definir el volumen mínimo y máximo de cada producto.
- Preparar informes de gestión de inventarios.
- Implementar una política de mejora continua.
En definitiva, una gestión de inventarios eficiente es clave para el éxito de cualquier empresa. Conocer los diferentes tipos de existencias, implementar herramientas de control y seguir buenas prácticas, permitirá optimizar los recursos, minimizar los costes y satisfacer las necesidades de los clientes.
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