Organigrama del área financiera: estructura y funciones

Qué áreas hay en el departamento de finanzas

El departamento de finanzas es un elemento fundamental en cualquier organización, ya sea una pequeña empresa o una gran corporación. Su función principal es la gestión eficiente de los recursos financieros de la empresa, asegurando la solvencia, rentabilidad y crecimiento a largo plazo.

El área de finanzas se compone de diversas áreas interconectadas, cada una con roles y responsabilidades específicas:

• Gestión financiera: Incluye la planificación, control y análisis de los recursos financieros, la elaboración de presupuestos, la gestión de riesgos y la toma de decisiones de inversión.
• Contabilidad: Registra y analiza las operaciones financieras de la empresa, preparando estados financieros, informes contables y declaraciones fiscales.
• Tesorería: Administra los flujos de caja, gestiona las relaciones con bancos y otras entidades financieras, y asegura la disponibilidad de recursos para las operaciones de la empresa.
• Control interno: Implementa medidas para proteger los activos de la empresa, prevenir fraudes y errores, y asegurar el cumplimiento de las normas y políticas internas.
• Análisis financiero: Evalúa el desempeño financiero de la empresa, identifica áreas de mejora y proporciona información para la toma de decisiones estratégicas.
• Planificación financiera: Define estrategias y objetivos financieros a largo plazo, proyecta las necesidades de capital y establece planes para alcanzar los objetivos establecidos.
• Relaciones con inversores: Gestiona la comunicación con los inversores, brinda información transparente sobre el desempeño financiero de la empresa y atrae nuevos capital.

Cómo se compone un departamento de finanzas

La estructura y organización del departamento de finanzas varía según el tamaño, complejidad y sector de la empresa. Sin embargo, un departamento de finanzas típico suele incluir las siguientes áreas o secciones:

La organización del departamento financiero

La organización del departamento financiero es fundamental para el correcto funcionamiento de las funciones financieras. La información financiera precisa es crucial para la toma de decisiones estratégicas, el control de riesgos y la rentabilidad de la empresa.

El Director Financiero

El director financiero (CFO) es el responsable máximo del departamento de finanzas. Su rol es estratégico, con funciones que incluyen:

• Establecer las políticas y procedimientos financieros para la empresa.
• Supervisar y dirigir las actividades del departamento de finanzas , incluyendo la gestión de los equipos y la asignación de responsabilidades.
• Asesorar al Director General en materia financiera, proporcionando información y análisis para la toma de decisiones estratégicas.
• Gestionar los riesgos financieros de la empresa, implementando estrategias para mitigarlos.
• Supervisar el cumplimiento de las normas legales y contables .

La función financiera se divide en cuatro áreas de responsabilidad:

• Funciones de control y planificación: Incluyendo el sistema de información contable, generalmente desempeñadas por el Controller de la empresa.
• Funciones derivadas del manejo, control y protección de la tesorería y otros activos líquidos: Generalmente desempeñadas por el Tesorero.
• Funciones financieras diversas o de carácter atípico: Dependen de las necesidades específicas de la empresa.
• Funciones derivadas de servicios auxiliares: Establecidas bajo la responsabilidad del departamento financiero.

La organización del departamento financiero

La organización del departamento financiero puede variar, pero generalmente incluye las siguientes secciones:

Auditoría interna

Su principal función es proporcionar información y elementos de juicio al comité de auditoría de la empresa para:

• Mejorar el funcionamiento de la organización , consiguiendo mejoras incrementales en los beneficios.
• Complementar la labor de los auditores externos .

Control

Las funciones del Controller están relacionadas con la gestión y control de los activos de la empresa, incluyendo:

• Análisis económico-financiero: Nuevas inversiones, rentabilidad, análisis de adquisiciones y aplicaciones de investigación operativa.
• Presupuestos y planificación: Formalización de presupuestos, integración de presupuestos, previsiones de beneficios y caja, asignación de gastos generales y análisis de desviaciones.
• Contabilidad y costes: Interna y externa.
• Proceso de datos: Aplicaciones, análisis y programación, operación, edición e informes informáticos.

La responsabilidad del Controller es evaluar el riesgo económico del negocio, es decir, la posibilidad de que las inversiones no generen el excedente esperado.

Fiscal

Esta sección no siempre se encuentra en el seno de la empresa, pudiendo ser cubierta por asesores expertos. Las funciones incluyen el cálculo de los impuestos a pagar y la elaboración de un plan fiscal que aproveche las oportunidades legales.

Tesorería

El departamento de tesorería es una de las funciones más diferenciadas dentro del área financiera. Las funciones del Tesorero se pueden clasificar en:

• Relaciones financieras: Previsión de fondos, mantenimiento de relaciones con fuentes de fondos, política con bancos y gestión de préstamos.
• Operaciones financieras: Inversión de fondos de caja, gestión de carteras.
• Análisis de créditos: Política de créditos, autorizaciones de créditos especiales.
• Seguros: Contratación de seguros.
• Caja: Recepción y custodia de activos líquidos.

La responsabilidad específica del Tesorero es controlar el riesgo financiero de la empresa, es decir, la posible incapacidad de hacer frente a las obligaciones contraídas debido al endeudamiento.

Servicios auxiliares y generales

Dentro del área financiera, se incluyen todas las funciones complementarias a las anteriores. Las responsabilidades de carácter administrativo y de servicios generales incluyen el mantenimiento de instalaciones, gestión de inmuebles, etc.

Qué es un organigrama del área financiera

El organigrama del área financiera es una representación gráfica de la estructura y la jerarquía del departamento de finanzas. Muestra las diferentes secciones o áreas del departamento, los cargos que las componen y las líneas de responsabilidad y comunicación entre ellos. Un organigrama bien definido facilita la organización, la coordinación y la comunicación dentro del departamento de finanzas, aumentando su eficiencia y eficacia.

Las definiciones de organigramas son un componente importante de los informes financieros, ayudando a definir la estructura y la jerarquía de la organización. Los organigramas se basan en las relaciones dimensionales de los datos financieros, proporcionando información tanto a nivel de unidad de informes como a nivel de resumen para todas las unidades del organigrama.

Definiciones de organigramas en informes financieros

Un organigrama, en el contexto de los informes financieros, es un componente de informe, o bloque de creación, que ayuda a definir la estructura y jerarquía de la organización. Los informes financieros admiten informes flexibles, lo que permite realizar cambios a la estructura comercial con facilidad. Los organigramas son uno de los bloques de creación que ayudan a definir la estructura y la jerarquía de la organización.

Se usa una unidad organizacional para cada organigrama. Una unidad organizacional puede ser un departamento individual, o puede ser una unidad de resumen de nivel superior que combina la información de otras unidades. Para obtener una definición del informe que incluya un organigrama, se genera un informe para cada unidad de notificación y para el nivel de resumen.

Prácticas recomendadas para organigramas

Antes de crear un organigrama, es recomendable tener en cuenta las siguientes prácticas:

• Determine qué dimensiones de informes requiere su entidad jurídica o empresa.
• Tenga en cuenta la estructura de su empresa y realice un organigrama. El gráfico de la organización le ayudará a visualizar cómo agrupar las unidades organizacionales.
• Comience con el nivel de detalle más bajo, como los departamentos y los proyectos. Agregue cuadros al nivel de detalle para mostrar divisiones o regiones de alto nivel. Cada cuadro representa una unidad de notificación potencial en el organigrama.
• Considere el método de creación del organigrama. Puede usar un proceso automatizado o crearlo manualmente.
• Use las unidades de notificación definidas en su sistema de datos financieros. Las jerarquías organizativas también se pueden seleccionar como opción.

Crear varios organigramas

Puede crear un número ilimitado de organigramas para ver los datos de su organización de diferentes maneras. Cada organigrama puede contener cualquier combinación de departamentos y unidades de resumen.

Crear una definición de organigrama

Una definición de organigrama contiene las siguientes columnas:

Gestionar unidades de notificación

Cada definición de organigrama se muestra en vistas únicas. Hay una vista gráfica que muestra la jerarquía principal o secundaria y una vista de la hoja de cálculo que muestra información específica para cada unidad organizacional.

Estructura de la unidad de notificación

Se usan los siguientes tipos de unidades organizacionales en los informes financieros:

• Una unidad de detalle recaba información directamente de los datos financieros.
• Una unidad de resumen resume datos de las unidades de nivel inferior.
• Una unidad de notificación principal es una unidad de resumen que agrega información resumida de una unidad de detalle.
• Una unidad de resumen puede ser tanto una unidad de detalle y una unidad de resumen.
• Una unidad principal puede ser la unidad secundaria de una unidad de nivel superior principal.
• Una unidad organizacional secundaria puede ser una unidad de detalle que tira información directamente de los datos financieros.
• Una unidad organizacional secundaria también puede ser una unidad de resumen intermedia.

Organizar unidades de notificación

Puede cambiar la estructura de organización de un organigrama moviendo las unidades de notificación en la visualización gráfica. También puede promover las unidades organizacionales a un nivel superior en el organigrama y bajarlas a un nivel inferior.

Agregar texto sobre una unidad de notificación

Puede agregar entradas de texto adicionales para cada unidad de notificación en una definición de organigrama. El texto adicional aparece en el informe para la unidad organizacional a la que se asigna el texto.

Quitar el texto adicional de una unidad de notificación

Puede quitar las entradas de texto adicionales de una definición de organigrama.

Restringir el acceso a una unidad de notificación

Puede evitar que determinados usuarios y grupos tengan acceso a una unidad de notificación. También puede definir restricciones para que se aplique a unidades organizacionales secundarias de la unidad organizacional.

Quitar acceso a una unidad de notificación

Puede quitar el acceso a una unidad de notificación a determinados usuarios y grupos.

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