Definir el éxito de un proyecto de inversión puede ser un desafío, ya que depende de la perspectiva y los objetivos de cada parte interesada. Un proyecto puede considerarse exitoso si cumple con el calendario previsto, se mantiene dentro del presupuesto o evita el aumento del alcance. Sin embargo, si la satisfacción del cliente no se cumple, el proyecto podría considerarse un fracaso.
Para evitar esta subjetividad, es fundamental establecer criterios de éxito claros y alineados desde el inicio. La falta de alineación puede generar comunicación deficiente, descontento y fragmentación de los equipos, lo que lleva a la ineficacia. Es crucial que todas las partes interesadas trabajen juntas hacia la misma meta y acuerden qué restricciones son prioritarias.
En este artículo, exploraremos cinco indicadores clave para evaluar un proyecto que se utilizan comúnmente para medir el éxito o el fracaso, y destacaremos las herramientas que puedes utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento.
Indicadores para evaluar un proyecto
Alcance
El alcance define los resultados previstos de un proyecto y el trabajo que se debe realizar para lograrlos. Describe los objetivos específicos, entregables, características, tareas, plazos y costos necesarios para completarlo.
Si no se tiene un alcance definido al comienzo de un proyecto, este no debería ser el criterio principal de éxito. Los proyectos ágiles, por ejemplo, suelen tener requisitos menos definidos al inicio y, por lo tanto, utilizan una métrica diferente.
Al aumentar el alcance, también se debe aumentar el presupuesto y/o el tiempo. Evitar añadir requisitos adicionales durante la ejecución del proyecto, sin comprometer otras limitaciones, es esencial.
Riesgo:
El 52% de los proyectos experimentaron el síndrome de lavadero en el último año, según el informe PMI 2018 Pulse of the Profession.
Cómo rastrear el alcance:
- Crea un plan de la estructura del proyecto con las partes interesadas.
- Identifica todos los requisitos del proyecto.
- Divide las necesidades en entregables más pequeños.
- Describe las tareas para completar los entregables y los recursos clave.
- Calcula el tiempo necesario para realizar cada tarea.
- Determina el camino crítico del proyecto.
Utiliza un Diagrama de Gantt para visualizar el proyecto y facilitar la comprensión del alcance a todas las partes interesadas. Los diagramas de Gantt también sirven como herramienta de seguimiento de proyectos, permitiendo a los gerentes monitorear el rendimiento y asegurar que el proyecto esté en camino de cumplir con el alcance previsto.
Calendario
El calendario es la línea de tiempo del proyecto, incluyendo la fecha de cierre final, los hitos importantes y los plazos de las tareas.
El exceso de trabajo de los empleados es la razón más común para que los proyectos excedan su calendario inicial. Es crucial reconocer que los empleados pueden dedicar solo un 33% de su tiempo disponible a los proyectos, según Gartner.
Para evitar el exceso de trabajo, es necesario planificar el tiempo de ejecución o el tiempo de flotación y la capacidad de recursos. Si el calendario es la restricción más importante y se observa que la agenda comienza a fallar, se puede aumentar el presupuesto para contratar más personal o reducir el alcance del proyecto.
Riesgo:
El 48% de los proyectos no se completaron dentro de su calendario inicial en el último año, según el informe PMI 2018 Pulse of the Profession.
Cómo hacer un seguimiento del calendario:
- Utiliza herramientas como los diagramas de Gantt.
- Monitorea las limitaciones de recursos.
Los indicadores clave para evaluar un proyecto que pueden ayudar a mantenerlo a tiempo incluyen:
- Porcentaje de tareas completadas.
- Tareas pendientes del proyecto.
- Hitos perdidos.
- Índice de rendimiento de programa: Valor de terminación (EV) / valor planificado (PV).
Presupuesto
El presupuesto define el costo total del proyecto. Es importante identificar todos los gastos posibles (salarios, materiales, diseño, pruebas, etc.), estimar el costo de cada partida y planificar para situaciones inesperadas.
Para evitar sobrecostes, se debe incluir un presupuesto de contingencia, que representa un porcentaje del presupuesto total para cubrir costos inesperados o errores en las estimaciones.
El presupuesto está estrechamente ligado a los otros criterios de éxito. Si el presupuesto es la restricción principal y los costos reales superan los gastos planificados, se debe ajustar el calendario, el alcance y/o la satisfacción del cliente para alcanzar el punto de equilibrio.
Riesgo:
El 43% de los proyectos no se completaron con su presupuesto inicial en el último año, según el informe PMI 2018 Pulse of the Profession.
Cómo hacer un seguimiento del presupuesto:
- Utiliza herramientas automatizadas para un seguimiento preciso del presupuesto.
- Crea una base de datos de gastos para estimar con mayor precisión los costos del proyecto en el futuro.
Los KPIs (indicadores claves de rendimiento) para mantener el proyecto dentro del presupuesto incluyen:
- Valor planificado.
- Costo real.
- Valor ganado.
- Índice de rentabilidad: Valor ganado (EV) / coste real (AC).
Logro de los objetivos de negocio
El logro de los objetivos de negocio mide el desempeño del proyecto en comparación con el business case. Se evalúa si se lograron los beneficios esperados (tangibles e intangibles) y si se obtuvo el rendimiento esperado de la inversión (ROI).
Es importante considerar que los objetivos de negocio pueden cambiar con el tiempo debido al ritmo acelerado de la digitalización. Los proyectos redundantes desperdician tiempo, dinero y recursos sin aportar valor a la organización.
Riesgo:
El 31% de los proyectos no cumplieron con sus objetivos comerciales originales en el último año, según el informe PMI 2018 Pulse of the Profession.
Cómo hacer un seguimiento del logro de los objetivos de negocio:
- Revisa el business case de cada proyecto con un comité interdepartamental para asegurar su alineación con los objetivos de la organización.
- Pregunta si el proyecto es único, cómo se clasifica en relación con los objetivos del negocio y cuál es su perfil riesgo-rentabilidad.
- Revisa periódicamente la intención frente a las necesidades del negocio para asegurar que el proyecto aporta valor en última instancia.
La satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente se refiere al grado en que los resultados del proyecto cumplen o superan las expectativas. Esto abarca la calidad de las entregas, la experiencia general del cliente, el servicio al cliente y la comunicación.
Esta métrica es crítica, ya que a menudo es la que más se ve comprometida. Si bien el éxito se puede medir por diferentes indicadores, la satisfacción del cliente es fundamental para la sostenibilidad del negocio.
Riesgo:
El 52% de los clientes han cambiado de proveedor en el último año debido a un mal servicio al cliente, según la encuesta de Accenture Global Consumer Pulse. Y una vez que cambian, el 68% no regresa.
Según el informe de Gartner IT Key Metrics Data 2018, el 26% de los participantes internos del proyecto no sienten que satisfacen adecuadamente las expectativas de los clientes.
Cómo hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente:
- Presta atención a las redes sociales.
- Realiza encuestas a los clientes con preguntas abiertas y no solo una calificación numérica.
"Rápido, barato o bueno – elige dos."
Este refrán es popular por una razón. Con las limitaciones adicionales de la satisfacción de las partes interesadas y el logro de la intención empresarial, la elección entre estos tres factores se vuelve aún más compleja.
Al principio de la planificación, identifica qué restricción del proyecto es más importante y haz que esa restricción defina el éxito del proyecto.
Asegúrate de que cada parte interesada esté alineada y apoye la entrega exitosa de la métrica elegida.
Recuerda que el éxito de un proyecto no solo se define por el cumplimiento de plazos y presupuestos, sino también por la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de negocio. Al enfocarte en estos indicadores clave, podrás evaluar de manera efectiva el progreso de tus proyectos y asegurar su éxito a largo plazo.
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