La gestión de proyectos se refiere a todas las actividades que se realizan para cumplir un objetivo principal definido, en un tiempo establecido, utilizando recursos humanos y materiales, y con un presupuesto definido. Su objetivo principal es administrar, planificar, coordinar, hacer seguimiento y controlar todas las actividades y recursos asignados para la ejecución del proyecto, asegurando que se cumpla con el alcance en el tiempo previsto y con los costos presupuestados.
En todo proyecto participan un ejecutor o gestor, los beneficiarios finales y los actores institucionales. Las áreas clave para el éxito de un proyecto son la visibilidad, las desviaciones, la frecuencia, la toma de decisiones y las técnicas de seguimiento. Además, la comunicación es un proceso esencial, desde la etapa de inicio hasta el cierre. Es crucial saber qué se comunica, de qué manera, con qué frecuencia y grado de detalle para lograr que las metas y propósitos se cumplan de manera clara.
Independientemente del tamaño del proyecto, es necesario contar con un administrador o gestor de proyectos que tenga habilidades para manejar de manera eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas necesarias.
Características de un Proyecto
Según el Project Management Institute (PMI), las características de un proyecto son:
- Producto, bien o artículo producido : Cuantificable, puede ser un elemento terminado, un componente o un servicio prestado.
- Capacidad de prestar un servicio : Como la capacidad de producción o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la producción, la distribución, etc.
- Resultado : Puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos, ideas, etc.
- Singularidad : Los productos o entregables de un proyecto son únicos.
- Elaboración gradual : Se desarrolla en pasos e incrementos, acompañando a los conceptos de temporal y único.
Las tres restricciones principales o posibilidades de alteración en los proyectos son el alcance, el tiempo y los costos.
Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto
Los proyectos se dividen en fases para facilitar la gestión y mejorar el control, manteniendo la alineación con los objetivos establecidos. Cada fase se relaciona con una prestación y una validación basadas en un documento específico.
Iniciación
En esta fase se inicia el proyecto, se identifica una idea, se redacta la propuesta específica del proyecto, se establecen los objetivos, el alcance, la calidad, se estima cómo se llevará a cabo y se evalúan los riesgos. Además, se hacen estimaciones de tiempos y costos, teniendo en cuenta los recursos humanos, materiales y financieros disponibles.
Esta etapa es esencial para alcanzar el éxito en un proyecto, ya que unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del proyecto, incluso con una gestión adecuada.
En esta etapa se elabora la prefactibilidad del proyecto, enfocándose en los siguientes aspectos:
- Prefactibilidad técnica
- Prefactibilidad económica
- Prefactibilidad legal
- Prefactibilidad ambiental
Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede ser esencial, por lo que debe ser cuidadosamente atendida. En ocasiones, esta parte es menospreciada, lo cual puede llevar al proyecto al fracaso.
Planificación
Para que el proyecto tenga éxito, es necesario planificar cuidadosamente.
Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer. La planificación debe ser concisa y expresar de forma precisa las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto, considerando las prioridades, los recursos necesarios, los tiempos esperados para ejecutar cada tarea y sus funcionalidades.
La planificación se refiere a la identificación de actividades, hitos y entregables del proyecto, incluyendo posibilidades de mitigación de riesgos. Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un buen proyecto, las cuales permiten definir los tiempos, áreas de trabajo y las distintas etapas del desarrollo del proyecto, permitiendo definir el curso de acción a seguir.
Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en qué tiempo lo haremos (cronograma) y el coste que tendrá lograrlo (presupuesto).
Aquí se establece cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, la planificación temporal y el coste. Una planificación bien detallada disminuye la aparición de sorpresas.
La planificación inteligente es una de las claves del éxito de la gestión de proyectos.
Ejecución
Se refiere a la implementación o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas.
Además, se deberán organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir, discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades siguientes. Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los procesos planificados.
Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia técnica, de servicios o de suministros. Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los cambios contextuales.
Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realización del proyecto. Responde a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y se gestionan los recursos de una forma adecuada para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.
Control
El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas. Esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.
Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.
Aquí debe haber un buen liderazgo y una buena supervisión por parte del Gestor del proyecto. Puede imprimir reportes, revisar el progreso y aplicar mejoras.
Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el proceso difiere de lo planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Para esto podemos usar varios métodos de control, como son:
- Diagrama de Gantt : La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
- PERT : La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.
- Cadena Crítica : La Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.
Cierre
Es la culminación del proyecto. Todo proyecto tiene una existencia temporal y finaliza cuando se cumple con lo establecido.
También se llama fase de puesta en marcha del proyecto.
El cierre es la etapa final de un proyecto en la que este se revisa y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.
Se realizan las pruebas finales de corrección de la solución y la verificación.
En esta fase se deberá elaborar un documento de finalización donde se describirá cómo se ha llevado a cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la metodología utilizada, la forma de organización, la experiencia ganada, y lo más importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.
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