En el entorno empresarial, la gestión de la documentación, especialmente las facturas, es crucial para un correcto funcionamiento y cumplimiento legal. Las facturas son el reflejo de las transacciones comerciales y, como tal, son un documento esencial para la contabilidad, la fiscalidad y la protección legal de tu negocio.
¿Por qué es importante conservar las facturas?
Las facturas son un documento legal que registra:
- La realización de un trabajo o la entrega de un producto.
- El pago por ese servicio o producto.
- El IVA y las retenciones fiscales.
Conservar las facturas te permite:
- Probar la realización de transacciones comerciales.
- Resolver conflictos con clientes.
- Cumplir con las obligaciones fiscales.
- Contar con la documentación necesaria para auditorías o inspecciones.
Plazos de Conservación de Facturas en España
Los plazos legales para la conservación de facturas varían según el tipo de impuesto y la normativa aplicable. A continuación, te presentamos una tutorial detallada de los plazos más relevantes:
A. Contabilidad:
El Código Civil y Comercial establece un plazo general de diez (10) años para la conservación de la documentación de índole contable, incluyendo facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables, etc. Este plazo comienza a partir de la fecha de emisión del documento.
B. Administrativa / Comercial:
La documentación administrativa y comercial, en general, también debe conservarse por un plazo de diez (10) años, según el Código Civil y Comercial. Este plazo se computa desde la fecha consignada en el documento.
C. Laboral y Previsional:
Las acciones que derivan de la relación laboral tienen un plazo de prescripción de dos (2) años, según la Ley 20.74El plazo comienza a correr desde que el crédito es exigible. Por ejemplo, las deudas por diferencias salariales se prescriben a partir del 4º día hábil después del vencimiento del pago del salario.
El libro de Sueldos y Jornales debe conservarse durante la vida de la sociedad. La documentación relacionada con los aportes jubilatorios debe conservarse durante el vínculo laboral y, al finalizar éste, debe ponerse a disposición del empleado.
En cuanto a la documentación previsional, el plazo de prescripción de las acciones por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones previsionales es de diez (10) años, según la Ley Nº 1236 y la Ley 2660. Este plazo se computa desde el vencimiento de las obligaciones.
D. Impositiva / Fiscal:
El plazo de prescripción de las acciones que derivan de un incumplimiento impositivo es de cinco (5) años, según la Ley 168Este plazo comienza a correr desde el 1º de enero siguiente al año en que vence el plazo general para la presentación de declaraciones juradas e ingreso del gravamen.
En caso de que el contribuyente presente su declaración jurada antes del vencimiento, la prescripción comienza a partir del 1 de enero siguiente a la fecha de presentación.
El Decreto 1397/79 establece que los contribuyentes deben conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible (facturas, remitos, notas de crédito, etc.) por un término de cinco (5) años después de operada la prescripción del período fiscal.
Por lo tanto, se recomienda conservar la documentación fiscal por un término de diez (10) años. Este plazo puede verse modificado por la suspensión o interrupción de la prescripción.
E. Societaria:
El plazo general de prescripción para las acciones societarias es de cinco (5) años, según el Código Civil y Comercial. Este plazo se computa desde la fecha del acto o del vencimiento de la obligación.
Se recomienda conservar la documentación por un término de cinco (5) años para los reclamos resarcitorios por responsabilidad civil.
Para las obligaciones derivadas de la liquidación de la sociedad, el plazo comienza a correr desde la fecha de aprobación del balance final de liquidación. La documentación registral, contractual, societaria y demás documentación relacionada con las operaciones y actividades de la empresa debe conservarse mientras dure la actividad de la sociedad. En el caso de liquidación, los libros sociales y la documentación societaria deben conservarse por diez (10) años desde la fecha de aprobación del balance final de liquidación.
F. Aduanera:
El plazo para aplicar las sanciones previstas en el Código Aduanero y percibir los tributos aduaneros prescribe a los cinco (5) años. Este plazo se computa a partir del 1º de enero del año siguiente al de la fecha de la falta o del hecho gravado, según el art. 803 del Código Aduanero.
La documentación vinculada a las operaciones aduaneras debe conservarse por un término de cinco (5) años después de operada la prescripción de las acciones, según las normas de la AFIP.
En consecuencia, se recomienda conservar la documentación de índole aduanera por un término de diez (10) años.
Plazos Específicos para Facturas de IVA, IRPF e Impuesto sobre Sociedades
IVA
La normativa del IVA exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro (4) años. Este plazo afecta a las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las expedidas.
El plazo de prescripción del IVA comienza desde la presentación del modelo 303 (declaración trimestral).
En el caso de facturas que documentan un IVA deducible sometido a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente y los cuatro años siguientes.
En el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco (5) años.
IRPF
En el IRPF, debes conservar los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones, incluyendo las facturas. El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro (4) años. Como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos lleva en muchos casos a más de cinco años.
Impuesto sobre Sociedades
En el Impuesto sobre Sociedades, el plazo de prescripción es de cinco (5) años. Sin embargo, en el caso de bases imponibles negativas, la Administración tiene derecho a comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante diez (10) años.
Recomendaciones para la Conservación de Facturas
Para una correcta gestión de la documentación fiscal, te recomendamos:
- Organiza tus facturas por año y tipo de impuesto.
- Utiliza un sistema de archivo digital seguro.
- Guarda las facturas en formato PDF o JPG.
- Crea un sistema de respaldo de la información.
- Consulta con un asesor fiscal para obtener una asesoría personalizada sobre la normativa aplicable a tu caso.
Conservar la documentación fiscal adecuadamente te ayudará a evitar problemas legales, a cumplir con tus obligaciones fiscales y a tener la tranquilidad de contar con la información necesaria en caso de ser requerida.
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