Cómo hacer un plan de operaciones de proyecto de inversión

Has creado un plan estratégico, ¿y ahora qué? Un plan estratégico es una excelente manera de trazar tu estrategia a largo plazo para los próximos tres a cinco años, pero necesitas documentos de planificación operacional adicionales que te ayuden a alcanzar los objetivos. Es decir, necesitas convertir tu plan estratégico en un plan operativo.

¿Qué es un plan operativo y para qué sirve?

Un plan operativo es el resultado de convertir tu plan estratégico en un mapa detallado que describa exactamente qué acción llevará a cabo tu equipo cada semana o, a veces, incluso cada día. Un plan operativo incluirá acciones pendientes e hitos que cada equipo o departamento debe llevar a cabo para ejecutar tu plan estratégico.

Un plan operativo se realiza generalmente para un plazo de un año, por eso, seguramente, leas y escuches hablar a menudo de POA anual (Plan Operativo Anual), porque es el tipo de plan operativo más frecuente.

Un plan operativo debe incorporar una descripción de las responsabilidades de cada equipo o persona para el próximo trimestre, semestre o año fiscal. El nivel de detalle y el cronograma que selecciones para tu plan operativo deben depender de la rapidez con que tu organización se desempeñe normalmente; si es un equipo de ritmo rápido con una hoja de ruta acelerada será suficiente para crear un plan operativo para el próximo trimestre o semestre. Pero si tu organización tiende a pensar a más largo plazo, crea un plan operativo para todo el año fiscal.

¿Qué tipos de plan operativo existen?

Existen varios tipos de planes operativos que pueden adaptarse a las necesidades de diferentes organizaciones o proyectos. A continuación, te explicamos los principales tipos de planes operativos que existen:

• Plan operativo anual (POA) : Este es el más utilizado y cubre las acciones a realizar en un año. Se enfoca en alcanzar los objetivos estratégicos anuales mediante tareas específicas y responsables asignados.
• Plan operativo de proyecto : Detalla las acciones y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto particular, con un enfoque en su ejecución exitosa en un plazo determinado.
• Plan operativo táctico : Se enfoca en el mediano plazo (generalmente de 1 a 3 años) y está vinculado a las estrategias necesarias para cumplir objetivos establecidos en el plan estratégico.
• Plan operativo financiero : Orientado a la gestión de recursos financieros, este plan detalla el presupuesto y la asignación de fondos necesarios para las actividades operativas.
• Plan operativo de marketing : Define las estrategias y tácticas necesarias para promover productos o servicios dentro de un periodo específico, y suele estar alineado con campañas del plan de comunicación.
• Plan operativo de Recursos Humanos : Se centra en la gestión del personal, detallando acciones como la contratación, capacitación y retención de empleados

¿Qué diferencia hay entre planificación estratégica y operativa?

Un plan estratégico es un plan a nivel de empresa que presenta tu estrategia a largo plazo para los próximos tres a cinco años. Entonces, ¿qué es un plan operativo? Un plan operativo, o plan de operaciones, es más pequeño tanto en el alcance como en el cronograma. El objetivo de la planeación operativa es describir las acciones que debes realizar a diario para alcanzar tus objetivos estratégicos.

A diferencia de un plan estratégico, un plan operativo también debe centrarse en la implementación. ¿Qué acciones diarias y semanales debe realizar tu equipo para lograr el objetivo de tu plan estratégico a largo plazo? ¿A qué indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos necesitas dar seguimiento de forma regular para asegurarte de que tu equipo está avanzando hacia los objetivos? Estos detalles deben incluirse en el plan operativo de una empresa.

¿Quién debería crear un plan operativo?

Para capturar de manera precisa quién está haciendo qué y para cuándo, el plan operativo debe ser muy detallado. Por esta razón, crea un plan operativo a una escala menor que tu plan estratégico, tanto en términos de cronograma como de alcance. En lugar de intentar crear un plan operativo para toda tu empresa, crea uno a nivel de departamento o equipo. En una empresa más grande, incluso podrías crear un planeamiento operativo para una iniciativa específica, lo que sería similar a un plan de trabajo detallado.

Por ejemplo, crea un plan operativo para explicar las tareas diarias que tu departamento de TI debe realizar para respaldar a la empresa. El plan operativo para la gestión de proyectos TI puede incluir la frecuencia con la que los miembros del equipo de TI verificarán la bandeja de entrada del proyecto de solicitudes de TI, la información del presupuesto anual para el programa, la manera en que el equipo de TI incorporará a los empleados nuevos y cómo los equipará, y con qué frecuencia se reunirá el equipo.

Hay tres niveles para saber quién necesita crear un plan de operaciones:

• Alcance : Tu plan operativo capturará el quién, el qué y el cuándo de cada actividad. Debe estar enfocado con precisión en un equipo o iniciativa.
• Cronograma : En función de la rapidez de desempeño de tu organización, tu plan de operación debe abarcar un trimestre, un semestre o un año fiscal.
• Participantes : Asegúrate de que las personas involucradas en el plan de operaciones sean cercanas al trabajo, para que puedan proyectar y predecir con precisión qué trabajo debe incluirse en el plan.

Beneficios de hacer una planificación operativa

Un plan estratégico es una excelente manera de alinear de forma proactiva a tu equipo en torno a la misión de la empresa. Al definir objetivos a largo plazo, puedes delinear con exactitud hacia dónde quieres ir.

El plan operativo de una empresa te ayuda a alcanzar tus objetivos estratégicos. De acuerdo con nuestra investigación, solo el 26 % de los trabajadores del conocimiento tienen una comprensión bien clara de cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos establecidos de la empresa. Si creas un plan de operaciones bien detallado, podrás definir con precisión qué objetivos a corto plazo debes alcanzar para estar encaminado hacia los objetivos a largo plazo. Puede ayudarte a pensar en las acciones que estás llevando a cabo actualmente o que necesitarás llevar a cabo para alcanzar tus objetivos.

En particular, un plan operativo de una empresa:

• Deja claro con exactitud qué es lo que tu equipo debe hacer cada semana y cada día.
• Proporciona una información de las operaciones diarias que los miembros de tu equipo deben realizar para lograr tus objetivos a largo plazo.
• Establece un punto de referencia para las expectativas diarias, para que puedas evitar desviarte de lo que se debe hacer.

Plan Operativo Anual (POA)

El Plan Operativo Anual o POA es el tipo de plan operativo más conocido y frecuente. Para una gran mayoría de empresas, la planificación operativa anual es la más eficiente. Este documento de carácter anual debe igualmente estar alineado con el plan estratégico de la compañía e incluir los objetivos anuales, las acciones que se realizarán para lograr esos objetivos específicos, los responsables de las actividades diarias o puntuales, la asignación de recursos necesarios y un cronograma detallado. En general un POA o plan operativo anual debe ser claro, coherente con el plan estratégico y ser acorde con los recursos financieros de la empresa.

Características de un POA anual

• Alineado con el plan estratégico . Antes de hacer tu POA (plan anual operativo) deberás contar con un plan estratégico, algo así como tu plan maestro. El POA debe ser coherente con las estrategias y metas que has diseñado a mediano y largo plazo.
• Claro y conciso . Al ser un plan más detallado puede que tu POA se convierta en un plan operativo anual muy extenso. Evita elaborar un plan operativo excesivamente largo y complejo, debe ser lo más conciso posible para que resulte más comprensible y fácil de llevar a cabo.
• Viabilidad . El POA debe ser viable. Parece una obviedad pero necesitarás que sea viable. Para ello, deberás contar con las personas interesadas de cada área a la hora de realizar tu POA, de esta manera te asegurarás que las acciones que estás contemplando en tu Plan Operativo Anual son posible tanto por presupuesto, como por recursos humanos y materiales.

¿Cómo se elabora un plan operativo?

Durante el proceso de creación de un plan de operaciones, no creas nuevos planes ni desarrollas nuevos objetivos operativos. En cambio, para crear un plan operativo de una empresa, evalúas todo aquello en lo que tu equipo está trabajando actualmente y todo lo que necesitas hacer de forma diaria o semanal para alcanzar tus objetivos estratégicos. Lo puedes hacer de la siguiente manera siguiendo estos 5 pasos:

Empieza con un plan estratégico

Si aún no lo has hecho, primero crea un plan estratégico. Necesitas una visión empresarial y objetivos a largo plazo antes de poder desglosar los detalles del día a día. Hay cuatro pasos que debes seguir para crear un plan estratégico:

• Define tu posición
• Desarrolla tu estrategia
• Elabora tu plan estratégico
• Comparte, supervisa y gestiona tu plan estratégico

Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre la planificación estratégica.

Reduce tu alcance

Para crear un plan operativo detallado, debes limitar el alcance a un equipo, departamento o área de enfoque. El alcance de tu plan operativo de una empresa dependerá del tamaño de tu organización.

Por ejemplo, imagina que estás desglosando tu plan estratégico en planes de acción para varios departamentos de la empresa. Tu equipo de marketing abarca varias funciones, por ejemplo, diseño, marketing de productos, redes sociales, creación de contenido y promoción web. Para capturar funciones diarias específicas dentro de cada equipo, debes crear un plan de acción de operaciones para cada equipo más pequeño.

Identifica a los participantes

Antes de crear un plan operativo, decide quién participará en el proceso de planificación operativa. Los miembros del equipo a cargo de crear el plan operativo deben ser relativamente cercanos a las acciones que describe el plan.

Para continuar con nuestro ejemplo, el director del equipo de diseño y los líderes del equipo (según el tamaño del equipo) deben crear el plan operativo del equipo de diseño. Una vez que hayan creado su plan operativo, el equipo debe compartir el plan con el director de marketing para que otorgue la aprobación final.

Crea el plan operativo

Tu plan operativo explica las acciones que tu equipo llevará a cabo para lograr tus objetivos dentro de un período establecido. Para crear un plan operativo, debes establecer:

• Los objetivos de tu equipo
• Qué entregables se harán a medida que se cumple el plan operativo
• Todo resultado o estándar de calidad deseado
• Requisitos de personal y recursos, incluido tu presupuesto de operaciones
• Cómo supervisarás e informarás del progreso

Si tienes dificultades para determinar cuál es la información que debe incluirse en tu plan operativo, pregúntate lo siguiente:

• ¿Qué necesitamos lograr? Esta información debe provenir de tu plan estratégico o de tus objetivos anuales
• ¿Qué tareas diarias debemos finalizar para alcanzar nuestros objetivos? Estas pueden ser tareas diarias que estás realizando actualmente o un nuevo trabajo que debes comenzar.
• ¿Quiénes son las personas responsables de esas tareas? Asegúrate de que cada tarea tenga un encargado para que no haya confusión con respecto a quién acudir en caso de tener preguntas o necesitar actualizaciones.
• ¿Cuáles son nuestras métricas de éxito? Si aún no lo has hecho, asegúrate de que tus objetivos sigan el marco SMART.

Para continuar con nuestro ejemplo, este es el marco que el equipo de diseño podría usar para crear su plan operativo:

Parte del plan estratégico para el equipo de marketing es aumentar la participación en el mercado, lo que implica que habrá más atención sobre los materiales de marketing y una mayor captación de clientes potenciales. Para respaldar estos objetivos, el equipo de diseño hará lo siguiente:

• Creará materiales promocionales adicionales acorde al calendario de redes sociales
• Renovará la página de inicio del sitio web para atraer a más clientes potenciales

Para lograr estos dos objetivos en el próximo año, el equipo de diseño:

• Contratará a dos nuevos miembros del equipo para que se centren en la captación mediante redes sociales
• Se asociará con el equipo de desarrollo web que depende del departamento de marketing para crear una página de inicio interactiva

Para dar seguimiento e informar sobre su progreso, el equipo de diseño utilizará Asana como su fuente central de referencias para las métricas clave de rendimiento, que incluyen:

• Qué diseños están creando
• El nivel de captación que están obteniendo en las redes sociales
• El progreso de la actualización del sitio web

Este es solo el marco que el equipo de diseño usaría para crear su plan operativo. Haz que este plan cobre vida con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, para aportar claridad con respecto a todo el trabajo que el equipo debe realizar para alcanzar los objetivos. Con la gestión empresarial, se puede realizar un seguimiento de proyectos en tiempo real desde el inicio hasta su finalización.

Comparte y actualiza tu plan operativo

Una vez que hayas creado el plan, compártelo con los participantes clave para que comprendan los objetivos más importantes de tu equipo y las tareas diarias que se necesitarán para lograrlos. Gestiona tu plan y sus actualizaciones en una herramienta compartida que capture el progreso en tiempo real, como Asana.

Como cualquier elemento de la planificación empresarial de un proyecto, es inevitable que las cosas cambien. Supervisa activamente tu plan operativo e informa sobre el progreso para que los participantes clave y los miembros del equipo puedan mantenerse informados con respecto a cómo se está avanzando en relación con tus objetivos. Informa sobre el progreso cada mes mediante las actualizaciones de estado por escrito.

Lee: Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo

Empieza a poner en práctica la planificación operativa

Un plan operativo puede ayudarte a asegurarte de que estás progresando con los objetivos a largo plazo. Pero para que este plan sea efectivo, asegúrate de realizar un seguimiento de tu trabajo en una herramienta de acceso centralizado. La información y los objetivos aislados no sirven de nada; en cambio, da seguimiento a tus acciones pendientes y objetivos en una herramienta de gestión de proyectos.

Consultas habituales sobre un plan operativo

## Cómo se desarrolla el plan de operaciones

Un plan de operaciones sirve para organizar la fabricación de un producto o el lanzamiento de un servicio. Se trata de un documento que incluye elementos clave para ese fin, como la capacidad de producción del bien o servicio, los costes que conlleva o los recursos que serán necesarios para culminar el proceso de la forma más eficiente posible.

Existen diferentes tipos y se pueden elaborar planes de operaciones muy completos y efectivos si se siguen una serie de pasos.

¿Qué es un plan de operaciones?

Un plan de operaciones es un documento que incluye las cuestiones técnicas y de organización necesarias para la fabricación de los productos o prestación de servicios que la empresa va a comercializar.

Tipos de plan de operaciones

Existen diferentes tipos de planes de operaciones en función de su nivel de detalle:

• Plan de operaciones general . En ellos se realiza un resumen de las operativas necesarias para la fabricación de productos o prestación de servicios.
• Plan de operaciones de compras . Pone el foco en la necesidad y coste de adquirir materias primas para la fabricación. O bien de herramientas, maquinaria o equipos necesarios para ese mismo proceso de fabricación o para la prestación de un determinado servicio.
• Plan de operaciones de formación . En ocasiones, las operaciones que se desean llevar a cabo no requieren invertir en enseres o materias primas. Sino que es necesario iniciar un itinerario de formación a los empleados para que sean capaces de implementar una nueva línea de negocio, nuevo proceso, etc. En estos casos es necesario establecer en un plan de operaciones cuáles serán las nuevas habilidades necesarias, cuántos trabajadores tendrán que formarse y el coste y tiempo estimado para esa formación.
• Plan de operaciones de contratación . Bien para abrir procesos de selección de nuevos profesionales, o bien para la contratación o arrendamiento de ciertos servicios de asesoría, leasing, etc., que puedan ser necesarios para la operativa objetivo.

Podría darse el caso de incluir varias de estas cuestiones en un mismo plan de operaciones.

¿Qué debe contener un plan de operaciones?

Un buen plan de operaciones debe informar de los siguientes aspectos de la forma más clara posible:

• Producto o servicio que se comercializará . Una breve explicación de los bienes o servicios que se van a facilitar, así como el público objetivo al que se dirigen.
• ¿Qué se necesita para lanzarlo al mercado? En este apartado, la empresa debe detallar todos los procesos que intervendrán en el lanzamiento del producto al mercado a nivel logístico.
• Procesos de fabricación o prestación del servicio . Se trata de describir todos los procesos que intervendrán en la producción en sí. Incluyendo información sobre el tiempo necesario, número de unidades que se podrán generar y cada cuánto tiempo, controles de calidad, etc.
• Gestión de stock . En los pasos anteriores habremos descrito una serie de necesidades para que el proceso logístico y de fabricación pueda llevarse a cabo. En este punto se detallarán las gestiones a realizar para un correcto aprovisionamiento. Tanto de materias primas como de licencias de programas u otras cuestiones necesarias para fabricar un producto o prestar un servicio. Un programas de gestión de inventarios puede ser especialmente útil para optimizar esta parte del proceso.

¿Por qué es importante aplicar un plan de operaciones?

El plan de operaciones es fundamental porque nos permite limitar el número de errores durante los procesos de conceptualización, fabricación y lanzamiento de una línea de negocio, producto o servicio.

En cualquiera de ellos interviene un buen número de procesos que es necesario coordinar de forma adecuada para que no se generen sobrecostes derivados de una mala fabricación, un mal lanzamiento o una inadecuada optimización de los recursos de la empresa.

Las corporaciones deben apostar por la digitalización si quieren cumplir realmente estos objetivos. El uso de un programa de gestión para empresas o un ERP es especialmente útil para:

• Automatizar tareas.
• Ahorrar tiempo.
• Ahorrar, en consecuencia, costes.
• Aportar eficiencia a los procesos.
• Disponer de más datos e información que ayudarán en la toma de decisiones.

Si te preguntas qué es un ERP, sus siglas significan ‘Enterprise Resource Planning’, que traducido al español sería “sistema de planificación de recursos empresariales”. Este sistema permite coordinar de forma centralizada gestiones de la empresa que involucran a varios departamentos, como contabilidad, finanzas, marketing, ventas…

Facilita la interacción de todos ellos, agilizando procesos y permitiendo obtener más datos sobre el negocio. Lo que, al mismo tiempo, permite afrontar mejoras en los aspectos adecuados con datos fiables y actualizados.

¿Cuáles son los beneficios de aplicar un plan de operaciones?

Los principales beneficios que obtiene la empresa al aplicar un plan de operaciones son:

• Ahorro de costes . Una correcta planificación nos permite optimizar los procesos de compra. Por ejemplo, adquiriendo las materias primas que realmente necesitamos, con las características más adecuadas y, en consecuencia, en el precio y cantidades pertinentes.
• Agilizar procesos . Esta planificación nos permite también saber con antelación que se necesita y cuándo. Esto favorece una ejecución más ágil de todos los procesos que intervendrán en la fabricación y lanzamiento de un producto.
• Disminución de errores . Una cadena de producción y venta bien organizada reducirá considerablemente fallos a la hora de adquirir materias primas, disponibilidad de stock, etc.
• Mejora del clima laboral . Al contar una con mayor fluidez en los procesos los empleados son más productivos y se reduce el estrés, lo que genera un mejor clima laboral.
• Aumento de la productividad empresarial . Fruto de todo lo anterior, aumenta el compromiso de los empleados y su productividad.

¿Cómo elaborar un plan de operaciones?

El primer paso para elaborar un plan de operaciones es la conformación de un equipo de trabajo que será el encargado del lanzamiento / coordinación del producto, servicio o proceso.

Este equipo contará con un responsable, que se encargará de liderar y coordinar todo el proyecto.

En este equipo deben estar presentes representantes de todos los departamentos, áreas o actividades que vayan a intervenir en la nueva operativa:

• Finanzas, para el control del presupuesto.
• Ventas, para asegurar una salida al mercado coherente con las necesidades del cliente.
• Marketing, para conformar una estrategia que permita mostrar al mercado las virtudes del nuevo producto o servicio.
• Calidad , para confirmar que se cumplen los estándares tanto en procesos intermedios como en la calidad y funciones esperadas para el nuevo producto o servicio.
• Medioambiente , para asegurar que se están cumpliendo parámetros relacionados con sostenibilidad, circularidad y reutilización que deberían intervenir en este tipo de procesos.
• Legal , para corroborar que se cumplen con todas las normativas que intervengan según cuáles sean los nuevos procesos.
• Logística .
• Atención al cliente.

Cualquier otro departamento cuya presencia pueda mejorar el plan de operaciones y los procesos que intervienen en él.

Fases de un plan de operaciones

Tras conformar el equipo de trabajo se realizarán los siguientes pasos o fases para realizar un correcto plan de operaciones.

• Establecer qué cantidad se va a producir (o la capacidad de prestación de servicio de la entidad, en función de sus recursos).
• Averiguar cuánto tiempo se va a necesitar para producir bienes / prestar el servicio.
• Determinar qué tecnología será necesaria para conseguirlo.
• Qué formación tendrá que impartirse a los empleados.
• Qué materias primas se necesitarán.
• Calcular cuánto costarán esas materias primas / tecnología / formación.
• Estimar cuándo estarán listas para comenzar la producción del bien o prestación del servicio.
• Establecer dónde voy a vender el bien o prestar el servicio.
• Determinar qué cuestiones logísticas necesitaré y cuánto me van a costar.
• Confirmar cuánto tiempo voy a tardar en entregar un bien o prestar un servicio desde el instante en que se confirma su venta.
• Corroborar que se están cumpliendo los requisitos legales de cada uno de los procesos.
• Confirmar también que se están siguiendo los valores y cultura empresarial en los mismos.
• Analizar si será necesario contar con proveedores o consultoras externas para la venta del nuevo bien o servicio.
• Establecer procesos de seguimiento y monitorización, para asegurar el cumplimiento del plan de operaciones trazado, así como la calidad de los procesos, costes, etc.

Consultas habituales sobre los planes de operaciones

## Cómo elaborar un plan de ejecución de un proyecto

¿Qué es el plan de ejecución de un proyecto en gestión de proyectos?

¿Qué es el plan de ejecución de un proyecto en gestión de proyectos? Un plan de ejecución de un proyecto es un documento formal, normalmente breve, que describe tu proyecto en su totalidad, incluidos cuáles son los objetivos, cómo se llevará a cabo y quiénes son las partes interesadas. Es un ingrediente fundamental en la planificación del proyecto porque se usa durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Descripción general del plan de ejecución de un proyecto

El plan de ejecución de un proyecto normalmente documenta:

• motivos para el proyecto
• objetivos y limitaciones del proyecto
• quiénes son las principales partes interesadas
• riesgos identificados
• beneficios del proyecto
• descripción general del presupuesto

Cómo elaborar un plan de ejecución de un proyecto

• Comprende las metas y los objetivos del proyecto.
• Identifica el enfoque del proyecto y determina su alcance.
• Define la organización del proyecto.
• Enumera todas las funciones esenciales para el proyecto, incluidos los clientes, las partes interesadas y el equipo diario del proyecto.
• Crea un plan de implementación. Resume los principales hitos, dependencias y cronogramas para todo el equipo y las partes interesadas.
• Enumera las posibles áreas problemáticas. Nadie quiere ser desalentador, pero añadir riesgos y problemas potenciales al plan de ejecución del proyecto ayuda a que todos piensen con antelación en si ocurriera lo peor.

Para visualizar tu carta del proyecto con todos los entregables y riesgos, también puedes hacer uso de un diagrama de Gantt.

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