En la mayoría de las organizaciones, las áreas de finanzas y compras operan como departamentos separados, trabajando en paralelo en lugar de colaborar directamente. Si bien este modelo es común, no es la opción más eficiente para maximizar el rendimiento.
Aunque sus funciones pueden ser distintas, sus procesos se interconectan. De hecho, tratarlos como entidades completamente independientes puede tener un impacto negativo en la empresa. Alinearlos más estrechamente y fomentar una mejor colaboración puede generar beneficios significativos.
Este artículo explora en detalle los roles de compras y finanzas, por qué a menudo tienen dificultades para colaborar de manera efectiva y las ventajas de trabajar juntos de forma más estrecha, tanto para los departamentos como para la empresa en general.
Diferencias Clave Entre los Departamentos de Finanzas y Compras
Los roles de los departamentos de finanzas y compras difieren en aspectos importantes. Ambos tienen responsabilidades específicas, y es esencial comprenderlas claramente:
Rol de Finanzas
Finanzas se centra en asegurar la salud financiera de la organización. Sus tareas incluyen la elaboración de informes de ingresos, informes de gestión de gastos y todo lo relacionado con la solidez financiera de la empresa.
Rol de Compras
Compras se enfoca en obtener bienes y servicios para optimizar las operaciones. Busca proveedores y vendedores para abastecer productos, gestiona las relaciones con los proveedores y lleva a cabo el mantenimiento de registros.
Toda organización necesita recursos, y compras ayuda a negociar y adquirirlos.
La Intersección Entre Finanzas y Compras
A pesar de sus roles distintos, existe una gran intersección entre finanzas y compras. Mientras que compras se encarga de gastar dinero, finanzas establece los límites de gasto. Finanzas paga por lo que compras ordena, y compras debe asegurarse de recibir lo que se compró con el dinero.
Compras también puede utilizar los informes de gestión de gastos y otros informes generados por finanzas para ayudar en sus procesos de toma de decisiones.
Por Qué la Colaboración Entre Finanzas y Compras es Esencial
Tanto finanzas como compras funcionan mejor cuando trabajan juntas y alinean sus objetivos. Sin embargo, a menudo carecen de las herramientas o el conocimiento para colaborar de forma efectiva y sin problemas. Con frecuencia, simplemente no son conscientes de la importancia de una estrecha colaboración.
Ventaja Competitiva
Uno de los principales objetivos de los equipos de compras es ahorrar dinero para la organización siempre que sea posible, no solo en términos de reducción de costos sino también evitando gastos innecesarios.
Por lo tanto, compras debe considerarse un socio importante para finanzas en la consecución de los objetivos financieros de la empresa. Cuando los dos departamentos trabajan como socios, la organización obtiene una ventaja competitiva, impulsando el rendimiento general del negocio.
Cadena de Suministro Financiera
Finanzas y compras deben trabajar juntas para garantizar que la cadena de suministro financiera funcione correctamente para que la organización pueda prosperar.
El departamento de finanzas es esencial para garantizar un flujo de caja suficiente. Cuando la cadena de suministro financiera funciona eficazmente, las organizaciones tienen suficiente efectivo para pagar lo que necesitan, incluidos los suministros y los salarios.
Pero esto también depende de la gestión de las relaciones con los proveedores y las decisiones de compras, lo que significa que la estrecha colaboración es esencial.
Estrategia Empresarial
Los departamentos de finanzas solían ser una función de back-office, pero ahora se están convirtiendo en socios estratégicos más importantes. Los directores financieros ahora desarrollan una comprensión detallada del negocio que va más allá de la contabilidad.
Lo mismo debe ser cierto para el departamento de compras. Que compras se convierta en un socio estratégico solo puede beneficiar al negocio.
Barreras a la Colaboración Efectiva Entre Finanzas y Compras
Si bien la colaboración es importante entre finanzas y compras, a menudo puede ser compleja. Se generan y administran muchos datos, a menudo participan muchas personas y se llevan a cabo diferentes procesos al mismo tiempo.
A pesar de la importancia de una mejor colaboración, existen ciertas barreras que a menudo se interponen en el camino.
Comunicación
Uno de los problemas más básicos que impiden una colaboración efectiva es la comunicación insuficiente entre los departamentos de compras y finanzas.
Cuando los departamentos se mantienen aislados y no se comunican con otros departamentos, no pueden colaborar adecuadamente para beneficio de la organización.
Confianza
Los empleados de finanzas pueden dudar de la efectividad del departamento de compras, y viceversa, lo que puede conducir a problemas de confianza que obstaculizan la colaboración efectiva y, el crecimiento de la empresa.
Miedo al Cambio
En muchas organizaciones, las personas que trabajan allí aún permanecen atrapadas en la mentalidad tradicional.
Debido a que finanzas y compras han estado separadas durante tanto tiempo, puede haber personas en la organización que no quieren cambiar la forma en que siempre se han hecho las cosas.
Cómo Finanzas y Compras Pueden Trabajar Mejor Juntas
Hay varias formas en que los departamentos de finanzas y compras pueden colaborar de manera más efectiva para el bien del negocio.
Aclarar Roles y Responsabilidades
Ambos departamentos deben tener claro quién es responsable de qué. Cuando hay una mejor comprensión de las responsabilidades, es más fácil evitar confusiones y asegurar una colaboración fluida.
Tanto finanzas como compras están involucradas en el gasto, pero abordan la gestión del gasto de manera diferente. Finanzas a través de cuentas por pagar, presupuestos y facturación, mientras que compras a través del cumplimiento de las listas de proveedores, las relaciones con los proveedores y la negociación de contratos.
Comprender cómo cada equipo ve estos problemas permite una mejor alineación de las actividades de finanzas y compras. Si compras comprende el punto de vista de finanzas, pueden concentrarse en ofertas y contratos que tienen mejores valores de costo.
Alinear KPIs
Ambos departamentos necesitan alinear sus KPIs para una mejor comprensión de los diferentes objetivos que tiene cada departamento.
Por ejemplo, debería ser importante para compras demostrar el impacto de sus decisiones en términos de reducciones de costos, que respalden los propios KPIs del equipo de finanzas.
Discutir las Consideraciones de Pago
Finanzas puede querer ciertos términos de pago que les funcionen mejor, como pagos de 90 días, para administrar el flujo de caja de manera más eficiente. Sin embargo, estos términos de pago pueden no funcionar para el departamento de compras, ya que los proveedores a menudo tienen sus propios términos establecidos y no pueden cumplir con los términos establecidos por el departamento de finanzas.
Esto puede resultar en que compras no pueda construir relaciones positivas y mantenerlas con los proveedores. Esto no solo puede conducir a precios más altos de los proveedores, sino que incluso puede conducir al riesgo de que los proveedores no quieran trabajar con la organización en absoluto.
Para resolver este problema, finanzas debe discutir los términos de pago con compras en lugar de enviarlos directamente. Compras debe poder articular las consecuencias a las que puede conducir un plazo de pago, para que puedan encontrar una solución que sea adecuada tanto para finanzas como para los proveedores.
Comprender los Problemas de Inventario
El departamento de finanzas a menudo ve la línea de inventario como un indicador de desempeño. Pero a menudo carece de la visibilidad para comprender los matices de la misma manera que compras.
Por ejemplo, finanzas puede pensar automáticamente que el inventario que permanece en el estante durante semanas o meses es un desperdicio de dinero, mientras que compras puede haber asignado esos productos como inventario de seguridad.
Ponerse de Acuerdo sobre lo que Significan los Ahorros de Costos
Los equipos de finanzas y compras a menudo tienen dificultades para alinearse en lo que quieren decir con ahorros de costos cuando se trata de informes. Para compras, el ahorro de costos significa reducciones de precios; para finanzas, generalmente significa reducir los gastos de un año a otro.
Por ejemplo, la evitación de costos lograda mediante la restricción de los aumentos de costos y la contratación de servicios "de valor agregado" de los proveedores se considera un medio significativo para ahorrar costos por parte de compras, pero finanzas puede no aceptarlo.
Determinar los Objetivos Financieros Juntos
Debería ser importante que ambos departamentos establezcan objetivos financieros juntos para hacerlos más realistas.
El equipo de compras debe participar en el establecimiento de objetivos financieros: de esta manera, finanzas obtiene información importante sobre las fluctuaciones de precios y otros factores que son cruciales para crear una hoja de ruta realista y mantener las expectativas con respecto a los costos anclados en la realidad.
Hacer un Mejor Uso de las Tecnologías
Una mejor colaboración se vuelve mucho más fácil con las tecnologías adecuadas. Cuando los equipos están equipados con la tecnología adecuada, esto puede conducir a beneficios como la reducción del riesgo y una mayor visibilidad de los flujos de aprobación y los presupuestos.
Compras puede utilizar la tecnología para administrar las relaciones con los proveedores e identificar los proveedores preferidos para bienes y servicios particulares. La tecnología puede ayudar al departamento de compras a obtener la información que necesita antes, para que puedan dedicar más tiempo a otras áreas.
Para una colaboración fluida, ambos equipos necesitan trabajar juntos de forma integrada. Ambas partes deben estar en el mismo equipo, comprender sus valores, objetivos, prioridades y KPIs, lo que ayudará a que las operaciones sean más eficientes. Si bien sus roles son diferentes, el trabajo en equipo eficiente entre finanzas y compras es esencial no solo para el éxito individual de los equipos sino también para el negocio en general.
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