Evaluación del control interno y 10 pasos clave

Evaluar los controles internos es fundamental para la salud financiera y operativa de cualquier organización. En un entorno de sistemas cada vez más complejos, las empresas se enfrentan a riesgos financieros como el fraude, la corrupción y la pérdida de activos. Los controles internos actúan como una barrera protectora, mitigando estos riesgos y asegurando una gestión eficaz.

Estos controles están diseñados para brindar seguridad sobre el logro de los objetivos de la empresa en tres áreas esenciales: la confiabilidad de los informes financieros, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Una deficiencia en el control interno se presenta cuando no se puede prevenir, detectar o corregir errores de manera oportuna.

Ignorar o no corregir estas deficiencias puede tener consecuencias desastrosas, incluyendo daños a la integridad de los informes financieros, erosión de la confianza del público e inversores, e incluso la desestabilización de la organización. En este artículo, te guiaremos a través del proceso de evaluación de controles internos, ofreciendo 10 consejos clave para un análisis exhaustivo.

¿Cómo evaluar controles internos y detectar fallos en ellos?

En respuesta a los incidentes y infracciones que han afectado a empresas de gran tamaño, los gobiernos han implementado regulaciones estrictas, especialmente en las áreas financieras y contables. Estas regulaciones exigen a los auditores la presentación de informes sobre los controles internos. Para cumplir con estos requisitos, las organizaciones necesitan construir una estructura de procesos sólida para evaluar los controles internos y garantizar que puedan ser certificados por auditores externos.

Los controles internos son los procedimientos o protocolos que la organización diseña e implementa para asegurar el cumplimiento de las normas y las mejores prácticas contables, financieras y comerciales. Pueden ser físicos, electrónicos, financieros o híbridos. Los fallos en los controles pueden estar relacionados con el diseño inicial, la falta de capacitación, la ausencia de aplicación o incluso la falta de implementación del control.

¿Cómo se evalúan las deficiencias de los controles internos?

La globalización y la Transformación Digital añaden complejidad a la tarea de los auditores encargados de evaluar los controles internos. Para superar este desafío, se recomienda seguir estas recomendaciones:

Identificar y evaluar el contexto que rodea al control

Para evaluar algo, es crucial comprender el contexto en el que opera. Esto implica identificar el entorno, las condiciones y las reglas bajo las cuales funciona el control. Algunos aspectos a considerar son la cultura ética, la capacidad tecnológica y la capacitación de los empleados.

Evaluar los riesgos

Los controles existen para contener amenazas. Los riesgos evolucionan y cambian con el tiempo. Algunos son específicos, mientras que otros son generales y comunes a toda la industria. Al evaluar controles internos, se debe considerar la naturaleza de los riesgos y su impacto potencial.

Evaluar actividades paralelas de control

Los controles suelen trabajar en conjunto con otras acciones complementarias para garantizar su efectividad. La evaluación debe identificar estas actividades, verificar su funcionamiento y su utilidad.

Verificar el apoyo tecnológico y de comunicaciones

La operación del control depende de herramientas tecnológicas y vías de comunicación eficientes. Los controles electrónicos, por su naturaleza, tienen una mayor dependencia de la tecnología, mientras que los controles físicos necesitan una adecuada comunicación. Ambos factores son esenciales en la evaluación.

Comprobar los procesos de seguimiento y supervisión

La evaluación de controles internos es la última etapa de verificación. Existen procesos intermedios de seguimiento y supervisión que ayudan a identificar problemas antes de la llegada del auditor. La ausencia o deficiencia de estos procesos puede aumentar la complejidad del trabajo del auditor.

10 pasos para evaluar controles internos y detectar deficiencias

Siguiendo las recomendaciones iniciales, el auditor o área responsable puede llevar a cabo la evaluación de controles internos de forma eficiente. Estos son 10 pasos esenciales:

Agrupar los controles que se evalúan

Para facilitar la tarea, los controles se pueden agrupar según criterios como el área en la que operan, su carácter (físico o electrónico), importancia y departamento a cargo.

Priorizar los controles

Con una lista elaborada en el paso anterior, se deben priorizar los controles de acuerdo con el impacto negativo del riesgo sobre el que operan, los incidentes reportados o la evidencia recopilada en auditorías previas.

Hacer seguimiento a las recomendaciones de auditoría

El objetivo de una auditoría es identificar problemas, recomendar soluciones y formular acciones necesarias. La tarea del auditor debe incluir el seguimiento de la implementación de las acciones recomendadas y su eficacia.

Diferenciar los fallos humanos de las deficiencias de los controles

Las auditorías suelen revelar problemas relacionados con errores humanos, fallos de comunicación o deficiencias de capacitación, pero no con el control en sí. Es importante identificar estos eventos.

Identificar el origen de la deficiencia

El fallo de un control puede ser estructural (relacionado con el diseño) u operacional (vinculado a la ejecución incorrecta). La ejecución errónea puede deberse a la falta de herramientas adecuadas, personal no competente, negligencia o circunstancias coyunturales.

Clasificar el impacto negativo de las deficiencias

En este paso, ya se tiene una lista de deficiencias. No todas tienen el mismo impacto o gravedad. Un indicador confiable para priorizarlas es el valor del daño financiero que ocasionaron o pueden ocasionar.

Calificar la evidencia recopilada

Es importante revisar, evaluar y calificar la confiabilidad de la evidencia, informes, documentos y entrevistas recopilados para la auditoría.

Evaluar las infracciones de cumplimiento ocasionadas

Las deficiencias en los controles internos pueden afectar la capacidad de cumplimiento de la organización en diferentes áreas. Estas infracciones deben ser identificadas, señaladas y priorizadas.

Proponer procedimientos de auditoría alternativos para controlar los riesgos

La evaluación de controles internos es una tarea periódica debido al dinamismo de los riesgos. El auditor puede proponer procedimientos de auditoría alternos para atender eventos que puedan presentarse entre una evaluación y otra. El objetivo es minimizar la exposición al riesgo.

Recomendar la implementación de una plataforma tecnológica

Las organizaciones que invierten en tecnología tienen mayores oportunidades de éxito en la gestión de riesgos. La efectividad de un control suele depender del apoyo tecnológico que proporciona información confiable y oportuna.

Evaluar los controles internos es un proceso crucial para el éxito financiero y operativo de cualquier organización. Siguiendo estos pasos, las empresas pueden identificar y corregir deficiencias, gestionar riesgos de manera eficaz y asegurar el cumplimiento de las normas.

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