Cómo elaborar un balance financiero para entender tu estado financiero

¿Quieres conocer cuál es el estado financiero de tu negocio? Te contamos cómo hacer un balance general paso a paso.

Este tipo de informe te ayuda a conocer el estado real de tu negocio, contando los ingresos, los gastos y deudas; así podrás desarrollar estrategias de contabilidad y administración más objetivas y acertadas.

Con la ayuda del balance general podemos tener información básica del negocio en un solo lugar, como el efectivo que tiene la empresa, si se tienen deudas o los bienes de los que dispone el negocio.

Se recomienda hacer este informe una vez al año y aquí te contamos un poco más sobre qué es y cómo hacer un balance general.

Qué es un balance general

El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe ( pasivos ) y lo que pertenece a los propietarios ( patrimonio ).

Este reporte funciona como una fotografía del estado financiero de tu negocio en la que tendrás una visión panorámica sobre el lugar en el que te encuentras.

Tipos de balance general

Hay 4 tipos principales tipos de balance general:

• Balance general proforma : Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general. Es muy útil en la evaluación de proyectos.
• Blance general comparativo : Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía. En caso de que realices tu balance en Excel, basta con agregar una columna con la variación respecto al año o a los periodos que determines.
• Balance general consolidado : Este reporte es usado por empresas con distintas filiales; se junta toda su información contable en un solo balance, como si fuera una sola empresa.
• Balance general estimativo : Este se conforma con datos preliminares que después se deben corroborar para tener la versión final.

Identifica el tipo de balance general que necesitas, ya que con este podrás llevar un orden para organizar de forma eficiente la información financiera de tu empresa.

Información de un balance general

Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio. Es recomendable que las diferentes áreas involucradas realicen esta tarea de manera conjunta.

El balance general se conforma de:

• Activos
• Pasivos
• Patrimonio o capital

Cada uno de estos elementos cuenta con subdivisiones que explicaremos a continuación:

Activos

Este elemento de tu negocio comprende todo lo que posees de valor y se divide de acuerdo con tu liquidez en:

• Activos corrientes (saldo en el banco, dinero en caja, inversiones, inventario, cuentas por cobrar)
• Activos fijos (Maquinaria, equipo, vehículos, mobiliario, inmuebles)
• Otros activos

Pasivos

Hablar de pasivos es hablar de gastos fijos, deudas y obligaciones financieras que tiene el negocio de manera interna o con terceros, como instituciones financieras, proveedores, etc.

Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación. Ten en cuenta que dentro de este rubro también se incluye el pago de los impuestos.

• Pasivos corrientes o circulantes : Deudas que se pueden cubrir en menos de un año (pagos a proveedores, impuestos, cuentas por pagar a acreedores, intereses bancarios)
• Pasivos diferidos y de largo plazo : Cuando la deuda no se puede cubrir en el año próximo o el siguiente periodo de tu balance

Patrimonio o capital

El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año). La fórmula para obtener el patrimonio es la siguiente:

Activos – Pasivos = Patrimonio

¿Para qué sirve un balance general?

Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir. Además de tener la capacidad de saber qué tan rentable está siendo tu negocio y si estás haciendo gastos innecesarios.

Algunos de los datos importantes que se obtienen tras generar este informe son:

• Exceso de deudas
• Excedente o insuficiencia de fondos en efectivo
• Sobrante o faltante de inventarios
• Ineficiencia de cobranza
• Montos elevados de ventas a crédito

Cómo hacer un balance general en Excel

El balance general suele presentarse mostrando los activos en la columna izquierda ordenados en función a su liquidez y en la columna derecha se colocan los pasivos y el patrimonio ordenados en función a su exigibilidad.

A continuación te diremos cómo hacer un balance general en Excel paso a paso:

Registra los activos corrientes

Para saber cómo hacer un balance general paso a paso, lo primero es registrar los montos de las cuentas de los activos corrientes o circulantes (que mencionamos anteriormente).

Identificar activos fijos

Después de registrar los activos corrientes, clasifica y contabiliza los activos fijos.

Suma el total de los activos

En el momento en que cuentas con el monto de activos corrientes y activos fijos, suma ambos elementos para obtener el total de activos.

Contabiliza los pasivos corrientes

Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa. La primera de las categorías a considerar, son los pasivos corrientes, que son las deudas con menos de un año (Como mencionamos anteriormente).

Registra los pasivos fijos

Realizar un registro de los pasivos fijos, que como mencionamos antes, son las obligaciones de la empresa que tienen una exigencia mayor a un año, o los que se conocen como pasivos con costo, es decir, pasivos de los que pagas intereses hasta devolver su monto total como son:

• Créditos bancarios
• Documentos por pagar

Suma el total de los pasivos

Si ya obtuviste el monto de los pasivos corrientes y los fijos, considera el caso de tener algunos pasivos diferidos, como por ejemplo, los ingresos recibidos por anticipos de clientes.

En caso contrario, deberás totalizar ambas categorías para obtener el monto final de pasivos.

Ingresa los montos en la cuenta de capital y obtén la suma total

Hasta ahora has registrado las propiedades del negocio, tanto de manera tangible como intangible, así como las deudas y obligaciones que tiene.

A continuación deberás registrar el capital con el que está operando el negocio, es decir, los recursos que se han invertido en el mismo.

Sumar el total de pasivos con el total del capital

Teniendo totalizado el capital, anexa otra fila en la que se vea reflejada la suma del total de pasivos más el total de capital.

Este conjunto nos indica los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

Comprueba que la suma de pasivos más capital sea igual al monto total de activos

Por último, necesitas comparar la suma de tu total de activos con la suma del total de pasivos más capital.

Esta operación debe dar un resultado de igualdad, esta es una comprobación de que el balance está bien realizado y se está respetando la ecuación de contabilidad.

Si lo prefieres, también puedes descargar gratis este Formato de Estado de Resultados y plantilla de Balance General. Aún cuando desees realizar este reporte desde cero, quizá te ayude el contar con una plantilla para guiarte mejor.

Cómo hacer un balance general con un software de contabilidad

Como mencionamos, el balance general es un informe financiero muy importante para tu negocio, no importa si se hace en Excel o si te apoyas en otro tipo de software, por ejemplo un software contable.

El software de contabilidad es una solución integral que garantiza el acceso a toda la información que requieres, de forma sistematizada y actualizada. Con un software como Bind ERP se agilizan los cálculos y se hacen de manera precisa, de esta forma podrás simplificar tus tareas y optimizar tus procesos.

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Qué es el balance en finanzas

Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. “Para ello, informa de manera separada y ordenada de la composición de la organización, tanto en la parte del Activo como del Pasivo”, detalla Manel Valcarce, docente del Máster en Marketing y Gestión Comercial de la Universidad Internacional de Valencia (VIU).

El activo y el pasivo en el balance de una empresa

El activo está constituido por bienes y derechos. Los primeros se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo ). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. Por otra parte, por derechos se entiende todo aquello que una empresa puede convertir en dinero, como son las facturas que están por cobrar (y que comúnmente se conoce como activo circulante ).

El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización, aclara Arturo González García, de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM).

Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc.). “Son fondos propiedad de la empresa que no tiene que devolver, mientras que el Pasivo está formado por obligaciones y deudas a corto y largo plazo, es decir, fondos que la empresa utiliza, pero que, por ser ajenos, no le pertenecen y tendrá que devolver”, especifica Manel Valcarce.

Así, desde el punto de vista jurídico, el balance de situación o general representa, por un lado, los bienes y derechos a favor de la empresa en un momento dado del tiempo ( activo ); por otro, las obligaciones contraídas a esa fecha ( pasivo ) y, como diferencia, el patrimonio perteneciente a los propietarios ( patrimonio neto ).

Desde una perspectiva económica, el balance representa las fuentes de financiación de la organización en un momento concreto, procedentes, tanto de terceros ajenos a la empresa, como de los propietarios de la misma, y la inversión o aplicación que se ha dado a esa financiación, explica el profesor de la Universidad Internacional de Valencia (VIU).

Fotografía estática y fundamental del balance de una empresa

Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad. Estudiando los balances de una empresa en distintos momentos del tiempo podemos obtener información sobre sus operaciones.

La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”, aclara Arturo González García. En este último caso, estaríamos hablando de estados financieros intermedios.

En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos. Todos esos datos ayudan a los administradores de una empresa a tomar decisiones informadas y convenientes para su negocio.

Cómo hacer una hoja de balance

Ya sea que te encuentres haciendo tu contabilidad con un software especializado o que hayas contratado un contador para que prepare tus declaraciones fiscales, seguramente te ha tocado ver una hoja de balance, la cual es una herramienta que permite analizar el estado financiero general de una empresa.

Pero ¿por qué es importante la hoja de balance? Porque es el documento que utilizan los empresarios, directivos e inversores para ver qué recursos les pertenecen y consultar sus deudas; además sirve para rastrear las ganancias y gastos. La hoja de balance brinda una fotografía del estado financiero de tu empresa en un momento específico.

En las siguientes líneas te comentaremos los detalles de la hoja de balance general y te mostraremos algunas plantillas para que puedas utilizarlas.

¿Qué es una hoja de balance?

Una hoja de balance es un documento que expone la situación financiera de tu empresa durante un periodo determinado. En ella se muestra la columna de activos (bienes y entrada de efectivo), la columna de pasivos (deudas y salida de efectivo) y el capital social de tus inversores (diferencia entre activos y pasivos ).

Dentro de la hoja de balance, la columna izquierda corresponde a los activos y la derecha a los pasivos. Cada uno de los objetos listados en las columnas se ordena con base en su liquidez; por ejemplo, el efectivo y productos en inventario se anotan antes de otros artículos como las propiedades o equipo.

La hoja de balance es una imagen panorámica del estado de tu empresa en un periodo contable, por lo general de tres o doce meses de duración. Los artículos contabilizados en la hoja reflejarán el número de activos y pasivos en el momento final de un periodo de contabilidad fijo.

Elementos de una hoja de balance

A grandes rasgos una hoja de balance se compone de tres apartados: la columna de activos, la columna de pasivos y los resultados del patrimonio de los accionistas o neto.

Activos

Los activos hacen referencia a los bienes, acciones o productos que tiene o ha ganado tu empresa. Incluyen tanto los activos circulantes como los no circulantes que siguen manteniendo un valor.

• Activos circulantes : efectivo y sus equivalentes; bonos de corto plazo, fondos del mercado monetario, gastos menores, cuentas por cobrar y el inventario de tus productos, por ejemplo.
• Activos no circulantes : propiedades, equipos o maquinaria, terreno, inversiones a largo plazo y activos intangibles como patentes, seguros o licencias.

Pasivos

Los pasivos, también conocidos como responsabilidades, se refieren a las deudas o reservas que tiene tu empresa, es decir, todo aquello que se tiene que pagar. En este caso, tanto los pasivos circulantes como los no circulantes se consideran en la sección de pasivos para hacer la hoja de balance general.

• Pasivos circulantes : cuentas por pagar, nóminas por pagar, sueldos de trabajadores externos por pagar, gastos por pagar, impuestos por pagar, cuota de arrendamiento, pagarés por pagar en el año actual y los vencimientos actuales de deudas a largo plazo.
• Pasivos no circulantes : pagarés a largo plazo (más de un año), pasivos diferidos de impuestos y deudas a largo plazo.

Patrimonio de los accionistas

El tercer apartado es el de los resultados, donde se obtiene el total de activos y el total de pasivos para restarse entre sí; de esta forma dan lugar al capital social y a las ganancias retenidas.

• Capital social : la cantidad de dinero que posee una compañía, el cual es aportado por sus propietarios y accionistas para propósitos de negocio.
• Ganancias retenidas : la cantidad de beneficios de una empresa que no se distribuyen entre los accionistas como dividendos. Los fondos se reinvierten en la empresa en vez de ser entregados como dividendos.

Cómo hacer una hoja de balance general

1. Considera qué elementos debes incluir.
2. Determina el periodo a reportar.
3. Identifica los activos circulantes y no circulantes.
4. Establece los pasivos .
5. Calcula el capital recibido de los accionistas.
6. Compara la cantidad de activos , pasivos y acciones.

Considera qué elementos debes incluir

Para hacer una hoja de balance, es necesario que revises detalladamente cuáles son los conceptos financieros de activos y pasivos de tu empresa. Recuerda que los activos se refieren a lo que ya tienes y a los recursos que entran en tu negocio, mientras que los pasivos son las deudas y pagos por realizar.

Determina el periodo a reportar

Debido a que el objetivo principal de una hoja de balance general es reportar el estado de la empresa, tendrás que registrar información para realizar estas hojas de manera constante; lo más común es que hacerlo cada mes o trimestre. La frecuencia depende ; así como de las necesidades y tiempos de cada empresa.

En cada reporte deberás analizar los números de periodos anteriores ya que reflejarán cambios y avances que te permitirán generar estrategias y soluciones para tu empresa. El tiempo que pasa entre un reporte y otro es lo que se conoce como periodo de reporte.

Por ejemplo, si tu periodo de reporte es el primer trimestre del año (1 de enero al 31 de marzo), tu fecha de reporte será el 1 de abril del año.

Identifica los activos circulantes y no circulantes

Organiza tus activos en dos categorías: circulantes y no circulantes, y registra cada acción dentro de la categoría adecuada. Después, obtén el subtotal para ambas categorías y súmalas para conseguir el total.

Establece los pasivos

En este caso también te conviene anotar cada uno de los pasivos dentro de las categorías de circulantes y no circulantes. Calcula el subtotal para ambas categorías y súmalos, del mismo modo que lo hiciste con los activos, para obtener el total.

Calcula el capital recibido de los accionistas

Después de haber obtenido los totales de activos y pasivos, añade las cifras del capital compartido que recibes de tus inversores y las ganancias retenidas. Debes estimar si las siguientes categorías serán consideradas para obtener el capital compartido, capital contable o patrimonio, dependiendo de la situación del negocio:

• Acciones compartidas
• Acciones preferidas
• Acciones de tesorería

Compara la cantidad de activos, pasivos y acciones

En la hoja de balance, los activos suelen ser iguales que los pasivos más el capital de tus inversores. Es conveniente que tu hoja de balance incluya este cálculo para tener una perspectiva general de las finanzas de tu organización.

Ecuación para hacer una hoja de balance

La ecuación que se utiliza para hacer una hoja de balance muestra cuánto le pertenece a una empresa ( activos ), cuánto debe ( pasivos ) y cuánta participación tienen en el negocio los inversores: activos = pasivos + capital de inversores

Ejemplo de hoja de balance

En una hoja de balance, como la que te presentamos a continuación, podrás ver los activos, pasivos y el capital de inversores reportados.

¿Cómo hacer una hoja de balance en Excel?

1. Establece la fecha y crea la columna de Activos.
2. Añade las cifras de Activos y obtén el total.
3. Edita la columna de Pasivos.
4. Agrega las cifras de Pasivos y extrae el total.
5. Obtén el Capital contable.

Establece la fecha y crea la columna de Activos

Una vez que hayas abierto tu programa de Excel empieza a editar las celdas para darles formato: coloca el título y la fecha del periodo que registrarás. Luego crea la columna para Activos, con los conceptos correspondientes. De forma opcional puedes agregar una columna de %, tanto para Activos como para Pasivos.

Añade las cifras de Activos y obtén el total

Coloca en cada columna los conceptos y las cifras que pertenecen al periodo que estás evaluando. Registra todo lo correspondiente a los apartados de Activos circulantes, Activos No Circulantes y Otros Activos; obtendrás el total de cada uno con la función de Autosuma o Suma. Después vas a sumar las tres categorías, como se aprecia en la imagen, para obtener el Total de Activos.

Edita la columna de Pasivos

Ahora es el momento de crear la columna de Pasivos, en este caso con dos apartados: Pasivos Circulantes y Pasivos No Circulantes. Añade los conceptos que se ajusten a tu empresa.

Agrega las cifras de Pasivos y extrae el total

De acuerdo con el periodo que estás registrando en la hoja de balance, coloca las cifras que corresponden a cada uno de los conceptos. Obtén el total de los dos apartados con la función de Autosuma o Suma. Luego suma ambos resultados para obtener el Total de Pasivos.

Obtén el Capital contable

Finalmente, para obtener el Capital contable restamos como se aprecia en la imagen.

Capital contable = (total de activos - total de pasivos)

En el caso de este ejemplo, obtenemos $2,010,640 pesos, un número positivo, por lo tanto un balance positivo.

4 plantillas de hoja de balance para Excel

Debajo te dejamos algunas plantillas que puedes utilizar para crear la hoja de balance de tu negocio.

• Corponet: esta plantilla de descarga gratuita está disponible en un solo clic.
• Planilla Excel: obtén esta plantilla de uso sencillo.
• Toggl: usa esta opción de descarga con diseño intuitivo y profesional (en inglés).
• Quickbooks: el famoso software de Intuit te ofrece una versión de descarga (en inglés).

¿Qué es la hoja de balance de tamaño común?

El balance general de tamaño común es un balance general que incluye otra columna específicamente para el porcentaje relativo de cada elemento en comparación con los activos totales, los pasivos totales y el capital contable. Es útil cuando se realiza un análisis de la industria, ya que se pueden comparar los porcentajes de diferentes empresas.

La hoja de balance de tamaño común permite a los analistas examinar la situación de dos empresas del sector en términos porcentuales. Revisa las leyes y reglamentos de tu país para saber si este elemento es de carácter obligatorio, así como la forma en que están contempladas dentro de las Normas de información financiera o Principios de contabilidad generalmente aceptados.

Cómo hacer el análisis de la hoja de balance

La hoja de balance es un elemento clave para determinar si la empresa tiene la capacidad de generar ganancias. Esto se puede ver por medio de su liquidez, apalancamiento financiero y las tasas de retorno. Estos son algunos análisis que puedes hacer mediante una hoja de balance:

¿Cuándo tienes un balance positivo?

Cuando los activos son mayores en cantidad que los pasivos, hay un balance positivo. Esto significa que el negocio puede cubrir todas las obligaciones financieras que tiene a corto plazo y es muy probable que se encuentre en una buena situación financiera en general.

Considera cuál es tu apalancamiento

El término «apalancamiento» se utiliza para describir cuánto del capital de una empresa proviene de préstamos. Una hoja de balance ayuda a determinar qué tan alto es el nivel de apalancamiento y, por lo tanto, si las finanzas de la empresa son sostenibles o requieren ajustes. También sirve como indicador para posibles inversores si la empresa es viable.

Calcula tus beneficios con la hoja de balance

También puedes obtener el retorno del capital y el retorno de activos. Ambas fórmulas les dirán a los inversores si obtendrán un retorno en efectivo del dinero que invierten en la empresa.

Estado financiero entre periodos

Puedes analizar el estado financiero de dos o más periodos contables. Puede haber variaciones notables entre dos meses consecutivos, por ejemplo, entre un periodo de ventas altas como Navidad y el mes siguiente. Por esa razón analizar las variaciones entre periodos ayuda a anticiparse a los periodos de bonanza y los periodos de escasez. Si hay un porcentaje significativo de disminución en los activos de una empresa durante varios periodos, probablemente haya problemas financieros y se tengan que crear nuevas estrategias comerciales y de negocios.

La hoja de balance es un documento que brinda un panorama general del estado financiero de tu negocio. Si tienes una empresa sólida, los inversores verán tu hoja de balance y decidirán si les gustaría invertir.

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