Manejo de finanzas en una empresa para el éxito

El control financiero es el corazón de una empresa exitosa. Implica planificar, analizar, organizar y controlar los recursos financieros para alcanzar los objetivos de negocio. Un buen manejo de finanzas garantiza la estabilidad, crecimiento y sostenibilidad de la empresa.

¿Por qué su organización necesita un plan de administración de dinero?

Un plan de administración de dinero es crucial para cualquier organización, sin importar su tamaño. Incluso las empresas más pequeñas con ingresos limitados necesitan un sistema para controlar su flujo de efectivo.

Un plan financiero ofrece:

• Cumplimiento de objetivos : Asegurar que se dispone de recursos para ofrecer servicios, continuar con la iniciativa o cualquier otra función para la que fue fundada la organización.
• Optimización de recursos : Estira los dólares al ayudar a utilizarlos lo más efectivamente posible.
• Control del flujo de efectivo : Permite mantener un registro del dinero real que entra y sale de la organización.
• Relaciones sólidas : Facilita el pago a tiempo a proveedores, propietarios y otros, lo que genera confianza y buenas relaciones.
• Credibilidad : Construye una reputación de organización responsable y seria con sus compromisos financieros.
• Ahorro de tiempo : Reduce tiempo dedicado a tareas administrativas y resolución de errores.
• Menos preocupaciones : Proporciona claridad sobre el estado financiero y cómo se gasta el dinero.
• Enfoque en la misión : Permite dedicar más tiempo a los objetivos reales de la organización.

¿Qué incluye la administración diaria de su dinero?

La administración del dinero no se trata solo de matemáticas, sino de sistemas y decisiones. Los sistemas ayudan a manejar y controlar el dinero, mientras que las decisiones se toman sobre dónde obtenerlo y qué hacer con él.

Algunos sistemas importantes son:

• Contabilidad : Permite obtener información financiera rápida y precisa, y simplifica la presentación de informes.
• Sistema bancario : Brinda flexibilidad y bajo costo para el uso de cuentas bancarias.
• Manejo de dinero : Define responsabilidades de cada miembro del personal en relación con las tareas financieras.
• Caja chica : Permite que los empleados tengan acceso a pequeñas cantidades de efectivo para compras menores.
• Nómina de pago : Garantiza el pago correcto y puntual a los empleados, incluyendo beneficios y deducciones.
• Deudas por cobrar y por pagar : Establece procedimientos para el pago de cuentas y la cobranza por bienes o servicios.
• Administración de donaciones : Permite llevar un control de cada donación o contrato, y utilizar los fondos de acuerdo con los términos.
• Manejo de flujo de efectivo : Gestiona el movimiento real de dinero dentro de la organización.

Las decisiones que se deben tomar incluyen:

• Tipo de sistema de contabilidad : Tradicional o computarizado.
• Tipo de cuentas bancarias y banco : Elección del banco que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
• Autoridad para tomar decisiones financieras : Director, Directorio o ambos.
• Definiciones de "tiempo completo" y "tiempo parcial" : Implicaciones para beneficios.
• Uso de órdenes de compra : Para compras de bienes y servicios.
• Manejo de donaciones : Si se utilizarán cuentas bancarias separadas para cada donación.
• Prioridades de pago : En caso de escasez de fondos, qué cuentas se saldarán primero.
• Gastos reales del dinero : Asignación del presupuesto a las diferentes áreas de la empresa.

Contabilidad

Un sistema de contabilidad es esencial para llevar un registro preciso de los ingresos y gastos de la organización. Las dos decisiones principales son:

• Tipo de sistema de contabilidad : Base en efectivo o devengado.
• Computación : Si se utilizará un software de contabilidad o un sistema tradicional.

La contabilidad con base en efectivo registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. La contabilidad con base devengada registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren. El método devengado es más preciso, especialmente para organizaciones que reciben fondos públicos.

Un sistema de contabilidad computarizado ofrece varias ventajas, como la facilidad de manejo de datos, la posibilidad de crear presupuestos alternativos y la realización de cálculos precisos.

Sin embargo, también tiene algunas desventajas, como el costo de implementación y la necesidad de capacitación para el personal.

Transacciones bancarias

Un sistema bancario adecuado es crucial para manejar el flujo de efectivo de la organización. Las necesidades bancarias dependerán del tamaño y complejidad del presupuesto.

Algunos factores a considerar al elegir un banco:

• Tasas de interés : Busque la mejor tasa de interés posible, incluyendo intereses sobre la cuenta corriente.
• Cuentas con altos intereses : Para el efectivo extra que se mantenga por un período más largo.
• Protección contra sobregiros : Para cubrir las cuentas cuando hay escasez de efectivo.
• Préstamos : Posibilidad de obtener un préstamo de la entidad bancaria.
• Cuentas separadas : Para cada una de las donaciones y contratos más importantes.
• Depósito directo de sueldos : Para los empleados.
• Paquetes bancarios : Ofrecen tasas favorables por transacciones de grandes sumas.
• Seguridad : Asegúrese de que el banco sea seguro y que los depósitos estén asegurados federalmente.
• Conveniencia : Ubicación del banco, horario de atención y acceso a cajeros automáticos.
• Facilidad de uso : Los servicios bancarios deben ser fáciles de usar.
• Relaciones con la comunidad : Apoyo a pequeños negocios y desarrollo local.
• Posición filosófica : Acuerdos con la postura de la organización sobre temas sociales.
• Relaciones personales : Con los funcionarios del banco.

Manejo de dinero

Una vez que se ha establecido un sistema bancario, se debe determinar quién tiene la autoridad para utilizarlo y tomar decisiones financieras.

¿Quién toma las decisiones financieras?

Generalmente, la responsabilidad recae en el director, el Directorio o ambos.

En la mayoría de las organizaciones, el director presenta un presupuesto anual al Directorio para su aprobación. Una vez que el presupuesto es aprobado, el director toma las decisiones financieras diarias sin la necesidad de autorización del Directorio. Si hay cambios importantes, el director se presenta ante el Directorio con un nuevo presupuesto y solicita su aprobación.

En algunos casos, el Directorio toma todas las decisiones financieras, mientras que el director las ejecuta. En otras ocasiones, el director tiene la autoridad total sobre las decisiones financieras.

¿Quién firma los cheques?

La persona(s) autorizada(s) para firmar cheques generalmente coincide con la(s) persona(s) que toman decisiones financieras. Es recomendable tener al menos dos personas autorizadas para firmar cheques, en caso de que una de ellas no esté disponible.

En algunas organizaciones, los cheques de sueldos o incluso todos los cheques son firmados por el contador o tenedor de libros.

¿Quién puede utilizar los Cajeros Automáticos y tarjetas de crédito?

Generalmente, la persona(s) que toman decisiones financieras y firman cheques.

¿Quién firma documentos para la organización?

La mayoría de las organizaciones designan un firmante oficial, cuya firma compromete a la organización a contratos y documentos legales. Este suele ser el director o el presidente del Directorio.

Caja chica

La caja chica es un fondo de efectivo pequeño para cubrir gastos menores, como compra de artículos de oficina o materiales de emergencia.

Es importante establecer un sistema para registrar los gastos de la caja chica para mantener la contabilidad en orden.

Nómina de pago

La nómina de pago es uno de los mayores gastos para la mayoría de las organizaciones. Es necesario establecer un sistema para el pago correcto y puntual de los empleados, incluyendo beneficios y deducciones.

Algunos aspectos a considerar:

• Frecuencia de pago : Semanal, quincenal o mensual.
• Programa de pago : Si se pagará a los empleados durante todo el año, incluso en periodos de vacaciones.
• Flexibilidad : Opciones de pago para los empleados.
• Beneficios : Tipo de beneficios que se ofrecen a los empleados de tiempo completo y tiempo parcial.
• Administración de beneficios : Cómo se manejarán los beneficios para los empleados que no los necesitan o que los reciben de otras fuentes.
• Impuestos : Pago de impuestos de seguro social, programa medicare, impuestos federales y estatales, indemnización de desempleo y compensación para los trabajadores.
• Elaboración de la nómina de pago : Si se elaborará internamente o se contratará un servicio externo.
• Software de nómina de pago : Para facilitar el cálculo de impuestos y la impresión de cheques.

Deudas por cobrar y por pagar

Las deudas por pagar son los gastos que se deben pero aún no se han pagado. Las cuentas por cobrar son los ingresos que se deben por servicios o bienes ya proporcionados.

Es importante establecer un sistema para gestionar las deudas por pagar y las cuentas por cobrar, especialmente si se utiliza un software de contabilidad.

Algunos puntos a tener en cuenta:

• Pago de cuentas : Quién se encarga de pagar las cuentas y cuándo se realizan los pagos.
• Órdenes de compra : Para llevar un registro de las compras realizadas y los pagos pendientes.
• Facturación : Quién envía las facturas y cuándo se realiza la facturación.
• Plazos de pago : Cuánto tiempo se le da a los clientes para pagar y cómo se comunican con los clientes cuyos pagos están atrasados.

Administración de donaciones

Las donaciones y los contratos son formas importantes de financiamiento para muchas organizaciones.

Es crucial llevar un control de cada donación o contrato y utilizar los fondos de acuerdo con los términos establecidos.

Algunos aspectos a considerar:

• Categorías del presupuesto : Asegúrese de que los gastos se realicen dentro de los límites establecidos en la donación o contrato.
• Control de las donaciones : Mantener registros separados para cada donación o contrato.
• Cuentas bancarias separadas : Para cada donación o contrato, aunque a menudo es difícil debido al flujo de efectivo.

¿Qué asuntos involucran el ser exentos de impuestos?

Muchas organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos, pero es necesario solicitar y obtener la condición de exención de impuestos, tanto a nivel federal como estatal.

La exención de impuestos afecta la administración del dinero de la organización de varias maneras:

• Solicitud de exención de impuestos : Es necesario trabajar con un abogado o un Contador Público Autorizado para completar y presentar las solicitudes.
• Exención de impuestos estatal : Se debe solicitar después de recibir la exención de impuestos federal.
• Formularios para compras : Para evitar el pago de impuestos de venta.
• Deducciones de impuestos : En facturas de teléfono, utilidades y otros servicios.
• Formularios de impuestos : Es necesario completar formularios de impuestos tanto para la IRS como para el Estado, a pesar de tener condición de exención de impuestos.
• Auditoría anual : Es obligatoria para las organizaciones que reciben fondos públicos por encima de cierta cantidad.

¿Cómo maneja usted el flujo de caja?

El flujo de caja se refiere a la disponibilidad de efectivo en un momento determinado.

Es importante comprender y anticipar los problemas de flujo de efectivo que pueden surgir.

Causas de problemas de flujo de caja

• Pagos atrasados de los financiadores : Por diversos motivos, como la espera de la aprobación de financiamiento o retrasos administrativos.
• Esperando pagos por servicios ya realizados : Por los que la organización ya ha gastado dinero.
• Esperando ingresos de un evento futuro : Como un carnaval o un concierto benéfico.
• Esperando el resultado de una solicitud de captación de fondos : O una campaña de captación de socios.
• Falta de dinero suficiente : Para realizar las actividades planificadas.

Formas de abordar los problemas de flujo de caja

• Anticipar problemas : Identificar periodos en los que es probable que se presenten problemas de flujo de efectivo.
• Establecer prioridades : Determinar qué pagos o compras son esenciales y cuáles se pueden aplazar.
• Plan de contingencia : Para manejar la escasez de efectivo.
• Negociar con proveedores : Para llegar a acuerdos sobre pagos parciales o plazos más largos.
• Priorizar pagos : En caso de no poder cumplir con todas las obligaciones, priorizar la nómina de pagos y otros gastos esenciales.
• Préstamos de corto plazo : Para cubrir necesidades inmediatas de efectivo.
• Reservas : Guardar dinero como protección contra futuros problemas de flujo de efectivo.
• Buscar financiamiento : Solicitar la mayor cantidad de financiamiento posible a los financiadores.
• Evitar el uso excesivo de tarjetas de crédito : Las tasas de interés de las tarjetas de crédito pueden ser muy altas.

¿Cuáles son algunos de los temas cotidianos de la administración de dinero?

Además del flujo de caja, la administración del dinero diario involucra la compra de bienes y servicios, la negociación con financiadores y el mantenimiento de los sistemas financieros.

Compra de bienes y servicios

• Comparar precios : De distintos proveedores para obtener las mejores ofertas.
• Considerar el valor total : No solo el precio, sino también el nivel de servicio, el soporte técnico y la calidad.
• Utilizar catálogos : Para encontrar artículos que no están disponibles en tiendas.
• Formar parte de una cooperativa de compras : Para obtener descuentos por compras al por mayor.
• Compartir equipo y servicios : Con otras organizaciones para reducir costos.
• Utilizar Internet : Para encontrar ofertas en línea.
• Balancear el ahorro con el valor : Asegúrese de que el ahorro de dinero valga la pena en términos de tiempo, esfuerzo y calidad.

Negociar con financiadores

• Renegociar plazos de pago : Para manejar problemas de flujo de efectivo.
• Ajustar categorías del presupuesto : Con la aprobación del financiador, para adaptarse a circunstancias imprevistas.

Mantener los sistemas

• Ingreso de datos : Asegúrese de que los datos se ingresen correctamente y se mantengan actualizados en los sistemas financieros.
• Respaldar datos : Regularmente, para proteger los datos de la pérdida.
• Pagar facturas : Realizar los pagos de manera oportuna y mantener registros detallados.
• Nómina de pago : Asegúrese de que los impuestos y las deducciones se retengan y paguen correctamente.
• Auditoría y requisitos tributarios : Organizar una auditoría anual y completar y enviar los formularios de impuestos necesarios.
• Formularios impresos : Mantener un suministro adecuado de formularios impresos para los sistemas financieros.
• Evaluación continua : Para asegurarse de que los sistemas funcionan de manera eficiente y realizar cambios si es necesario.

¿Cuáles son algunos de los temas de inversión?

Si la organización tiene un flujo de efectivo saludable, puede considerar invertir el dinero excedente para generar mayores ganancias.

Opciones de inversión

• Certificado de Depósito (CD) : Ofrece una tasa de interés más alta por mantener el dinero depositado durante un plazo específico.
• Cuenta Money Market : Ofrece un interés alto a cambio de mantener un saldo mínimo.
• Acciones y bonos : Generalmente no son recomendables para la mayoría de las organizaciones, ya que son inversiones a largo plazo con riesgo.
• Inversiones de capital : Utilizar capital para comprar activos, como un edificio, vehículos o equipos.

Las inversiones de capital pueden ofrecer varias ventajas, como:

• Crédito hipotecario de bajo interés : Para comprar un edificio.
• Renta fija : Pago de la hipoteca durante un plazo específico.
• Bien de la organización : El edificio puede ser vendido o mantenido.
• Generación de ingresos : Arrendar partes del edificio para obtener ingresos.

Para resumir

El manejo de finanzas en una empresa es un proceso fundamental para garantizar su éxito. Es necesario establecer sistemas eficientes para manejar la contabilidad, la nómina de pagos, las deudas por cobrar y por pagar, la administración de donaciones y el flujo de efectivo. Al tomar decisiones financieras inteligentes e invertir sabiamente, la organización puede alcanzar sus objetivos, ofrecer beneficios a su población objetivo y contribuir al desarrollo de la sociedad.

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